dokument elektroniczny

CZECHY: Nowa publikacja o cyfrowym świecie archiwalnym

„Digitální archivnictví” (Archiwistyka cyfrowa) to publikacja, jaka ukazała się jeszcze w 2019 r. w Czechach. Jej wydawcą jest Uniwersytet im. Masaryka w Brnie. Książka powstała w ramach projektu badawczego tegoż Uniwersytetu, nr MUNI/FR/0965/2017 pt. „Archiwizacja cyfrowa i technologie informatyczne w archiwistyce” (Digitální archivnictví a Informační technologie v archivnictví), realizowanego w latach 2017-2019. Redaktorem publikacji jest Stanislav Bárta.
Autorzy we wstępie do książki napisali: „Dziś jest dla nas całkiem naturalne, że dzielimy się informacjami w postaci elektronicznej (…). Nie ma nic prostszego, gdy cały zestaw piśmienniczy nosimy w kieszeni. Tam też znajdziemy całą bibliotekę pełną danych i informacji i wydaje się, że nie musimy już dłużej obciążać własnych głów. Z podobną łatwością tracimy również dane. Jeden po drugim wymieniamy ich nośniki i nie opłakujemy zbytnio tej straty, tak jak nigdy nie mieliśmy tych danych namacalnie w rękach. Jednak dane elektroniczne mogą być dostępne dłużej, niż to sobie wyobrażamy”. Jak długo? Na te i inne pytania starają się odpowiedzieć autorzy kolejnych artykułów: Stanislav Bárta, Hana Brzobohatá, Radna Červená, Jiří Jelínek, Zbyšek Stodůlka i Michaela Zemánková.
Monografia zawiera teksty podsumowujące problematykę archiwizacji cyfrowej w czeskim środowisku badaczy problemu. Termin archiwizacja cyfrowa jest tu używany w szerszym znaczeniu, obejmującym nie tylko obsługę dokumentów od razu powstałych w formie cyfrowej, przez cały ich cykl życia (od jego powstania, poprzez klasyfikację, ewidencjonowanie, trwałe przechowywanie, opracowanie aż do udostępnienia badaczom), ale także digitalizację dokumentów analogowych, dostęp do materiałów archiwalnych w przestrzeni wirtualnej i ogólnie wykorzystanie technologii informacyjnych w archiwach.

Czytaj dalej „CZECHY: Nowa publikacja o cyfrowym świecie archiwalnym”

POLSKA: Warszawa, „Archiwa polskie i ukraińskie wobec wyzwań współczesności – podobieństwa i specyfika”

W dniach 13-14 czerwca 2019 r. odbyła się w Warszawie międzynarodowa konferencja „Archiwa polskie i ukraińskie wobec wyzwań współczesności – podobieństwa i specyfika”. Gości zgromadzonych w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych powitali dr Paweł Pietrzyk, Naczelny Dyrektor, oraz dr Andrij Deszczycia – ambasador Ukrainy. Referaty wprowadzające wygłosili Tetiana Baranowa (Przewodnicząca Państwowej Służby Archiwalnej Ukrainy) oraz Paweł Pietrzyk. T. Baranowa przedstawiła „Priorytety w działalności ukraińskich archiwów na 2019 r.”. Zaliczyła do nich: informatyzację działalności archiwów; kształtowanie narodowego zasobu archiwalnego, do którego nadal zaliczane są archiwalia pozostające na Krymie; zabezpieczanie zasobu archiwalnego, w tym konserwację; popularyzację archiwaliów w kraju, m. in. w trakcie międzynarodowych dni archiwów, i w ramach współpracy międzynarodowej. P. Pietrzyk przedstawił zaś wystąpienie „Archiwa polskie wobec wyzwań współczesności”. Za najważniejsze kwestie uznał: przygotowanie nowej ustawy archiwalnej; dbanie o rozwój infrastruktury z uwzględnieniem potrzeb dokumentów elektronicznych; wszechstronne kształcenie archiwistów; określenie na nowo pozycji archiwów w państwie. Mówiąc o zmianach używanej terminologii, znakiem czasu nazwał coraz częściej używane określenie „przechowywanie długotrwałe” w miejsce „przechowywania wieczystego”.
Pierwszą sesję pt. Zwiększenie dostępności zasobów archiwalnych (retrokonwersja, udostępnianie online, digitalizacja) rozpoczęło wystąpienie Macieja Zdunka (NDAP) „Program retrokonwersji pomocy archiwalnych w polskich archiwach państwowych”. Autor, pomysłodawca programu, w trakcie którego przeniesiono do systemów informatycznych większość danych sporządzonych wcześniej w postaci tradycyjnych środków ewidencyjnych i pomocy archiwalnych, opowiedział o założeniach tego programu oraz o jego przebiegu. Przedstawił też osiągnięte rezultaty i zalety użytkowania danych w postaci elektronicznej. Następną prelegentką była Anna Czajka (Archiwum Główne Akt Dawnych). W trakcie wystąpienia „Udostępnić nieczytelne. Konserwacja i alternatywne metody udostępniania informacji w procesie digitalizacji” skupiła się na nowoczesnych metodach i technikach obrazowania, umożliwiających poprawę czytelności treści dokumentów w trakcie ich digitalizacji. Wśród nich wymieniła wielomianowe mapy tekstury i obrazowanie multispektralne, pokazując przykłady efektów ich zastosowania. AGAD reprezentował także Hubert Wajs. Opowiedział on o „Udostępnianiu online zasobów historycznych na przykładzie Archiwum Głównego Akt Dawnych”. Wspomniał najdawniejsze inwentarze w kancelarii królewskiej z epoki nowożytnej, a następnie przedstawił inwentarze Metryki Koronnej, przygotowywane zgodnie ze standardami EAD i MARC21, oraz prezentację ksiąg stanu cywilnego Redite ad fontes. Zapowiedział przygotowanie interaktywnej mapy umożliwiającej poszukiwania genealogiczne oraz poinformował, że udostępnienie online skanów ksiąg metrykalnych o 1/3 zmniejszyło liczbę użytkowników w czytelni AGAD. Inny projekt – Archiwa w chmurach. Projekt unijny „Źródła genealogiczne mieszkańców województwa kujawsko-pomorskiego” – którego przedmiotem jest również udostępnienie online kopii cyfrowych, przedstawili Beata Herdzin (Archiwum Państwowe w Toruniu) oraz Bolesław Rassalski (Archiwum Państwowe w Bydgoszczy). B. Herdzin przypomniała kolejne etapy projektu i doświadczenia wynikające z ich realizacji. B. Rassalski skupił się na rozwoju portalu genealogiawarchiwach.pl po formalnym zakończeniu projektu, np. odfiltrowanie danych, nowy backup, Wiki dotycząca urzędów stanu cywilnego oraz wyszukiwanie także w innych portalach. Ostatnim głosem w sesji było wystąpienie „Szukajwarchiwach.gov.pl, czyli kolejny krok w stronę użytkownika”, przedstawione przez Karola Dowgiało (Narodowe Archiwum Cyfrowe). Zgromadzeni mogli zobaczyć elementy nowego portalu, którego promocja odbyła się 8 czerwca 2019 r. w ramach obchodów Międzynarodowego Dnia Archiwów. Za najistotniejsze prelegent uznał: aktualizację danych na bieżąco przez archiwa przygotowujące dane; konta użytkowników dające dostęp do nowych funkcjonalności; możliwość tworzenia kolekcji tematycznych; tagowanie poprzez dodawanie do opisów haseł indeksowych; zamawianie online skanów oraz materiałów do czytelni. Poinformował też, że na nowym portali archiwa mogą przedstawiać aktualności.

Czytaj dalej „POLSKA: Warszawa, „Archiwa polskie i ukraińskie wobec wyzwań współczesności – podobieństwa i specyfika””

CZECHY: Seminarium archiwalne nt. ochrony danych osobowych i dokumentu elektronicznego

Dnia 18 stycznia 2018 r. w Archiwum Narodowym w Pradze odbyło się spotkanie archiwistów i pozostałych urzędników Ministerstwa Spraw Wewnętrznych z pracownikami tegoż Archiwum Narodowego, jak również innych archiwów państwowych, archiwum Instytutu Pamięci Narodowej, podczas którego omawiano aktualne problemy w zakresie ochrony danych osobowych, podaniem elektronicznym oraz e-fakturą.
Zebrani zapoznali się z 5 wystąpieniami, których pełne wersje dostępne są w Internecie:
1. Ing. Robert Piffl, „Problemy z e-dokumentacją dotyczącą e-fakturowania, e-podania oraz e-tożsamości, a więc to, co nas czeka w 2018 roku” (Problematika e-dokumentů se zaměřením na e-fakturaci, e-podání, e-identitu aneb co nás čeká v roce 2018) – https://www.nacr.cz/wp-content/uploads/2018/01/1_GDPR_archivy_01_18.pdf
2. PhDr. Jiří Úlovec, Mgr. Karolína Šimůnková, „RODO w zakresie kancelaryjnym w kontekście opieki na przedpolu archiwalnym, w działalności bieżącej archiwum i związanych z nimi zmianach do ustawy nr 499/2004 Sb. oraz przepisów wykonawczych” (GDPR v oblasti spisové služby v souvislosti s předarchivní péčí archivů, v provozních činnostech archivů a související novelizace zákona č. 499/2004 Sb. a prováděcích předpisů) – https://www.nacr.cz/wp-content/uploads/2018/01/2_GDPR_v_archivni_praxi.pdf

Czytaj dalej „CZECHY: Seminarium archiwalne nt. ochrony danych osobowych i dokumentu elektronicznego”

FRANCJA: Dokumenty w chmurze – stanowisko archiwów Francji

Współcześnie coraz bardziej rozpowszechniona jest metoda składowania zasobów cyfrowych w tzw chmurze (cloud computing). Ta, z punktu widzenia użytkownika, stosunkowo tania metoda przechowywania danych, we Francji zyskuje coraz większe uznanie. Korzystają z niej przedsiębiorstwa i wkroczyła także w obszar administracji publicznej, zwłaszcza terytorialnej. W konsekwencji coraz szerszego stosowania “chmury” przez podmioty administracji publicznej, koniecznym stały się zarówno regulacje prawne, jak i rozwiązania z zakresu tzw. dobrej praktyki Już w 2015 r. interdyscyplinarny zespół fachowców przygotował “Przewodnik po chmurze komputerowej i centrach danych do wykorzystania przez administrację terytorialną” (Guide sur le Cloud Computing et les Datacenters à l’attention des collectivités locales). Rok później, w 2016 r. Dyrektor Generalny Wspólnot Lokalnych i Dyrektor Archiwów Francji wydali wspólnie zalecenie (L’information en nuage (cloud computing) dotyczące postępowania z dokumentacją archiwalną wytwarzaną przez regionalne prefektury (administrację terytorialną) i przechowywane w chmurze.
Kluczem zaproponowanej dobrej praktyki jest systematyka chmury zawarta w załączonym do zalecenia aneksie. Dzieli ona typy chmury na trzy grupy: publiczną, prywatna i suwerenną.

Czytaj dalej „FRANCJA: Dokumenty w chmurze – stanowisko archiwów Francji”

ROSJA: „Dokumentacja w społeczeństwie informacyjnym” – konferencja

W dniach 21-22 listopada 2017 r. w Moskwie, w siedzibie Rosyjskiego Archiwum Państwowego Historii Społeczno-Politycznej (Российский государственный архив социально-политической истории), odbędzie się XXIV Międzynarodowa Konferencja Naukowo-Praktyczna na temat „Dokumentacja w społeczeństwie informacyjnym: aktualne problemy zarządzanie dokumentami elektronicznymi”.
Organizatorzy konferencji zaplanowali dyskusje na temat m.in.: dokumentów elektronicznych jako przedmiotu zarządzania dokumentacją i badań archiwalnych, problemów prawnych w zarządzaniu dokumentacją elektroniczną, kwestii bezpieczeństwa informacji w pracy z nimi, problemów ze szkoleniem specjalistów od zarządzania dokumentami elektronicznymi, metodologii i metodyki długoterminowego ich przechowywania, międzynarodowych standardów zarządzania dokumentami elektronicznymi, doświadczeń zagranicznych w zarządzaniu tego rodzaju dokumentacją w pracy bieżącej i w archiwach, czy wreszcie elektronicznych dokumentów audiowizualnych (problemów z kompletowaniem, przechowywaniem, ewidencją i użytkowaniem).

Więcej: XXIV Международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: актуальные проблемы управления электронными документами»

oprac. Edyta Łaborewicz
Archiwum Państwowe
we Wrocławiu Oddział w Legnicy

CZECHY: Narada w sprawie dokumentacji cyfrowej

Dnia 28 stycznia 2016 roku w sali konferencyjnej Archiwum Narodowego w Pradze (Národní archiv Praha) odbyła się spotkanie pracowników archiwów wojewódzkich z metodykami Archiwum Narodowego poświęcone opiece i zachowaniu dokumentów cyfrowych. Spotkanie umożliwiło intensywną wymianę informacji i skoordynowanie działań pomiędzy Ministerstwem Spraw Wewnętrznych, Archiwum Narodowym i archiwami wojewódzkimi w zakresie zarządzania dokumentacją elektroniczną.
Główne tematy obrad zawarto 9 punktach:
1.   Warunki konkursów dla obsadzenia etatów metodyków dla dokumentów elektronicznych w archiwach terenowych
2.   Plany kształcenia użytkowników internetowego Narodowego Portalu Archiwalnego (Národní archivní portál);
3.   Plan działań metodycznych i informacyjnych;
4.   Wyzwania związane z ZPORR (IROP – Integrovaný regionální operační program – Zintegrowany program operacyjny rozwoju regionalnego) związane z wprowadzeniem lub modernizacją ERMS (Electronic Records Management System) twórcy dokumentacji
5.   Zmiany ERMS u zidentyfikowanych twórców – sformułowanie obszarów problemowych,

Czytaj dalej „CZECHY: Narada w sprawie dokumentacji cyfrowej”

MRA: „Archiwa: Dowody, bezpieczeństwo i prawa obywatelskie” Konferencja w Reykjaviku

W dniach 28 – 29 września 2015 r. w stolicy Islandii, Reykjaviku, odbyła się trzecia doroczna konferencja Międzynarodowej Rady Archiwów. Doroczne konferencje rady są jej najwyższym ciałem stanowiącym, obradującym pomiędzy międzynarodowymi kongresami. Zostały ustanowione na XVII Międzynarodowym Kongresie Archiwów w Brisbane, w Australii, w 2012 r. w miejsce Międzynarodowych Konferencji Okrągłego Stołu Archiwów (CITRA). Wprowadzono, w ten sposób, jakościową zmianę polegającą na większej dostępności archiwistów do prac MRA, poprzez rozszerzenie dorocznych spotkań zarządu MRA (członkowie A czyli dyrektorzy archiwów narodowych) o sesje naukowe dostępne dla wszystkich zainteresowanych oraz spotkania Forum Archiwistów Narodowych (Le Forum des Archivistes Nationaux), które gromadzi wszystkich instytucjonalnych członków MRA. Zadaniem forum jest pomoc przy wypracowywaniu strategicznych celów rady, tzw. decyzji wysokiego poziomu. Nowa formuła zastąpiła starą. Pomiędzy 1954 a 2011 r. odbyło się 49 spotkań CITRA, a od 2013 do 2015 r. miały miejsca trzy doroczne konferencje: w Brukseli (23 – 24 października 2013, temat: Accountability, transparenty and Access to information) i w Gironie w Katalonii (11 – 15 października 2014 r., temat: Archives and Cultural Industries) oraz w Reykjaviku.

Czytaj dalej „MRA: „Archiwa: Dowody, bezpieczeństwo i prawa obywatelskie” Konferencja w Reykjaviku”

MRA: Nowe grupy eksperckie Międzynarodowej Rady Archiwów

Pośród 12 grup eksperckich pracujących aktualnie dla Międzynarodowej Rady Archiwów dwie: „Grupa ekspercka do spraw opisu archiwalnego”- EGAD (przewodniczący: Daniel Pitti z Institute for Advanced Technologies, University of Charlottesville) oraz „Grupa ekspercka archiwów cyfrowych”- (DREG) (przewodnicząca Nancy Y. McGovern z U.S. National Archives) opublikowały na łamach najnowszego informatora MRA Flash (nr 28) informacje na temat swojej pracy.
Grupa ekspercka zajmująca się opisem archiwalnym (Expert Group on Archival Description – EGAD) powstała w końcu 2012 r. otrzymała za zadanie opracować model konceptualny opisu archiwalnego godzący ze sobą i integrujący istniejące obecnie 4 normy archiwalne: ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF i ISDIAH. Celem jest stworzenie modelu, który będzie wynikiem konsensusu archiwistów z całego świata, tak zbudowanym, aby cała społeczność archiwistów mogła w pełni korzystać z możliwości oferowanych przez szybko rozwijające się technologie komunikacji oraz w pełni wykorzystywać niesione przez nie możliwości pracy zespołowej. W trakcie spotkania grupy w Brukseli w 2013 r. uzgodniono fundamenty na których powinien się opierać opis archiwalny: zasada proweniencji, zasada poszanowania zespołu i respekt dla porządku oryginalnego. Te trzy są powszechnie przyjmowane w świecie za podstawy archiwistyki. Zgodzono się także, że podstawowym wyróżnikiem opisu archiwalnego jest opis dokumentów w ich kontekście i że taki opis jest konsekwencją przyjęcia podstawowych zasad archiwistyki. Postanowiono przygotować dwa dokumenty. Pierwszy dostarczy formalnych narzędzi dla uchwycenia związków opisu archiwalnego z opisem spuścizny kulturowej w relacjach z archiwaliami.. Drugi dokument będzie modelem koncepcyjnym archiwum ukazującym w jaki sposób archiwalia powinny być opisywane.

Czytaj dalej „MRA: Nowe grupy eksperckie Międzynarodowej Rady Archiwów”