W dniach 8-9 września odbyło się w Zielonej Górze VIII Ogólnopolskie Seminarium Archiwalne, zorganizowane przez Stowarzyszenie Archiwistów Polskich, Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych, Archiwum Państwowe w Zielonej Górze oraz Uniwersytet Zielonogórski, który gościł uczestników w swojej siedzibie.
W pierwszym dniu seminarium dr Ewa Perłakowska (NDAP) przypomniała okoliczności i proces przygotowywania rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, a także przybliżyła jego treść. Przepisy te dopuszczają nowe metody – stosowanie narzędzi informatycznych do zarządzania dokumentacją w urzędach administracji samorządowej, nadal w ramach systemu kancelaryjnego i akt spraw, lecz tym razem w postaci wyłącznie elektronicznej. Referentka zauważyła jednak, że rzeczywistość jest znacznie bardziej złożona, powstają systemy krzyżowe, projekty dedykowane, wykraczające poza jedną instytucję, niemożliwe do zachowania w postaci zespołu archiwalnego zgodnie z tradycyjną definicją. Nawiązał do tego Kazimierz Schmidt (MSWiA, Departament Społeczeństwa Informacyjnego), mówiąc o ewolucji działania administracji i gromadzeniu wielu informacji w jednym systemie, mogącym mieć architekturę rozproszoną, a zawartość współtworzoną bezpośrednio przez obywateli. Wspomniał przy tym o przygotowywanych kolejnych przepisach, które umocują dokument elektroniczny w przestrzeni publicznej i rzeczywistości administracyjnej, co może przyczynić się do zaniku akt spraw w przypadkach zarządzania informacją w systemie informatycznym. Krótko przedstawił też dokument elektroniczny, jego strukturę i metadane konieczne do poprawnego zarządzania i zachowania.
Czytaj dalej „POLSKA: Nowe regulacje prawne w zarządzaniu dokumentacją współczesną”
