SFRAGISTYKA: Opracowanie materiałów sfragistycznych w archiwach państwowych – nowa publikacja metodyczna

W dniu dzisiejszym (26 marca 2021 r.) przypada 60. rocznica urodzin Dariusza Bednarka, archiwisty, historyka, naszego kolegi. Zbiega się ona w czasie z publikacją przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych tomu pt. Opracowanie materiałów sfragistycznych w archiwach. Wyniki prac zespołu naukowego powołanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych do przygotowania wskazówek metodycznych do opracowania materiałów sfragistycznych w zasobie archiwów państwowych (Warszawa 2020, ss. 217). Stanowi on pokłosie prac nad metodyką opracowania pieczęci prowadzonych przez zespół naukowy, któremu Dariusz Bednarek nie tylko przewodniczył, ale też wniósł istotny wkład w końcowy efekt jego prac. Dlatego też książka została dedykowana Jego pamięci.

Opracowanie materiałów sfragistycznych w archiwach. Wyniki prac zespołu naukowego powołanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych do przygotowania wskazówek metodycznych do opracowania materiałów sfragistycznych w zasobie archiwów państwowych Strona tytułowa

Publikacja składa się z dwóch części. Pierwsza z nich stanowi wprowadzenie do zagadnień sfragistycznych ważnych z punktu widzenia metodyki opracowania tego fragmentu zasobu archiwalnego, druga zaś zawiera tekst projektu wskazówek metodycznych do opracowania materiałów sfragistycznych w archiwach państwowych. Dystrybucję publikacji prowadzi Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych. W najbliższym czasie będzie też ona dostępna na stronie internetowej tej instytucji: Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych – Publikacje NDAP (archiwa.gov.pl)

Spis treści

Paweł Gut i Marcin Hlebionek

UMK w Toruniu

CZECHY: Metodyka opracowania i opisu – części szczegółowe standardu ogólnego

W 2013 roku wydano w Pradze „Základní pravidla pro zpracování archiválií” – podręcznik zawierający ogólne standardy opracowania oraz opisu archiwaliów, a także obszerne kompletne przykłady opisu zespołów archiwalnych, inwentarze, hasła indeksowe i hasła wzorcowe opisu twórców. Przepisy były przygotowywane od końca XX wieku, a intensyfikacja i finalizacja prac nastąpiły od 2010 roku. Wtedy bowiem, na mocy porozumienia czeskich instytucji przechowujących dziedzictwo kulturalne – Archiwum Narodowego i Biblioteki Narodowej – oraz w ramach projektu INTERPI tworzony był system informatyczny, przeznaczony do stosowania w instytucjach pamięci. Dane sporządzone zgodnie z tym standardem i zgromadzone w systemie informatycznym można obecnie wyszukiwać na portalu badatelna.eu. W 2015 roku ukazało się drugie wydanie podręcznika „Základní pravidla…”, poprawione i uzupełnione.

Czytaj dalej „CZECHY: Metodyka opracowania i opisu – części szczegółowe standardu ogólnego”

POLSKA: Poznań: Konferencja „Metodyka i standardy opracowania archiwalnego. Rzeczywistość i potrzeby”

Na Uniwersytecie im. Adama Mickiewicza w Poznaniu w dniach 19-20 października 2017 roku odbyła się konferencja naukowa „Metodyka i standardy opracowania archiwalnego. Rzeczywistość i potrzeby”. Jej organizatorami były: Zakład Archiwistyki Instytutu Historii UAM, Archiwum Państwowe w Poznaniu, Stowarzyszenie Archiwistów Polskich oraz Sekcja Edukacji Archiwalnej SAP.
W imieniu Organizatorów uczestników Konferencji powitali: dyrektor Instytutu Historii prof. UAM dr hab. Przemysław Matusik, kierownik Zakładu Archiwistyki prof. dr hab. Irena Mamczak-Gadkowska oraz dyrektor Archiwum Państwowego w Poznaniu Henryk Krystek.

Prof. Przemysław Matusik zastępca dyrektora. IH UAM, prof. Irena Mamczak-Gadkowska, Henryk Krystek

Jako pierwsza wystąpiła dr Ewa Perłakowska z referatem „Opracowanie materiałów archiwalnych z jednostek samorządu terytorialnego po 1989 r. Rys prawno-historyczny i postulaty metodyczne”. Skoncentrowała się na rozważeniu problemu zespołu archiwalnego w jednostce samorządu terytorialnego. Omówiła sytuację prawną po 1989 roku gmin, powiatów i samorządowego województwa, w tym także zmieniające się wykazy akt. Zwróciła uwagę na to, że w przepisach prawa formułowane są zadania własne i zlecone tych podmiotów, a nie poszczególnych samorządowych jednostek organizacyjnych, które tworzone są po to, by pomóc tym podmiotom w realizacji zadań. Zauważyła, że do tak nakreślonej koncepcji działania samorządu nie pasują przyjęte zasady sprawowania nadzoru nad dokumentacją na przedpolu archiwalnym, które opierają się na identyfikowaniu twórców zespołów jako poszczególnych jednostek organizacyjnych. Postulowała zmianę podejścia archiwów w tym zakresie i spojrzenia na kompletność dokumentacji samorządu terytorialnego przez pryzmat realizowanych przez niego zadań, a nie wytwórców dokumentacji, którzy mogą być i samorządowi, i prywatni (przykłady w obszarze pomocy społecznej). Uznała, że przy tak nikłej obsadzie kadrowej w archiwach państwowych w zakresie zadań nadzoru archiwalnego może to być trudne, ale jeżeli archiwa państwowe chcą gromadzić kompletną dokumentację z działalności jednostek samorządowych powinny analizować zadania samorządu terytorialnego, ustalać, kto i jak je realizuje, a następnie czuwać nad przejęciem kompletnych materiałów archiwalnych na poziomie gminy, powiatu i województwa, a nie poszczególnych wybranych jednostek organizacyjnych.

Czytaj dalej „POLSKA: Poznań: Konferencja „Metodyka i standardy opracowania archiwalnego. Rzeczywistość i potrzeby””

POLSKA: Warszawa. Konferencja „Dni Digitalizatora” 2017

W dniach 27-28 września 2017 r. odbyła się w Warszawie 5. edycja Dni Digitalizatora, zorganizowanych przez Narodowe Archiwum Cyfrowe (poprzednie DD). Tematyka tegorocznego spotkania skupiła się głównie wokół zagadnień zarządzenia nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 sierpnia 2015 r. w sprawie digitalizacji zasobu archiwów państwowych (dalej: zarządzenie). W spotkaniu wzięli udział przedstawiciele Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, archiwów państwowych oraz innych.

Konferencję otworzył dr Wojciech Woźniak Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. Podkreślił, że w związku ze zmieniającymi się technologiami zmiana zarządzenia lub przygotowanie nowego dokumentu jest niezbędne i oczekiwane. Wyraził potrzebę zastanowienia się nad zasadnością obecnie stosowanych parametrów digitalizacji materiałów oraz zastosowania innych formatów zapisu cyfrowego z uwzględnieniem rozdzielczości mniejszej od zalecanej. Podkreślił, że digitalizacja powinna być postrzegana jako fragment procesu udostępniania, które stanowi jedno z głównych działań archiwów państwowych. Nawiązał również do opracowywanej Strategii digitalizacji zasobu archiwów państwowych, której celem jest usprawnienie procesu digitalizacji zasobu archiwów państwowych. W 2018 roku archiwa państwowe będą priorytetowo digitalizować materiały audiowizualne oraz materiały związane z odradzaniem się państwowości polskiej, w związku z obchodami 100. rocznicy odzyskania przez Polskę niepodległości.

Anna Czajka (AGAD), w wystąpieniu „Przygotowanie konserwatorskie materiałów archiwalnych”, podkreśliła wagę konserwacji archiwaliów przed ich zdigitalizowaniem. Omówiła 4 grupy konserwatorskie, do których powinny zostać zakwalifikowane materiały archiwalne przeglądane pod kątem digitalizacji. Zaapelowała o systematyczny przegląd archiwaliów z uwzględnieniem kryteriów oceny stanu ich zachowania. Zwróciła uwagę na różnice pomiędzy konserwacją masową a profilaktyką konserwatorską, obejmującą drobne naprawy. Odniosła się do priorytetu digitalizacyjnego materiałów audiowizualnych, jednocześnie podkreślając, że ich digitalizacja wymaga uprzednio identyfikacji, a przede wszystkim oceny stanu zachowania.

Czytaj dalej „POLSKA: Warszawa. Konferencja „Dni Digitalizatora” 2017”

CZECHY: Narada w sprawie dokumentacji cyfrowej

Dnia 28 stycznia 2016 roku w sali konferencyjnej Archiwum Narodowego w Pradze (Národní archiv Praha) odbyła się spotkanie pracowników archiwów wojewódzkich z metodykami Archiwum Narodowego poświęcone opiece i zachowaniu dokumentów cyfrowych. Spotkanie umożliwiło intensywną wymianę informacji i skoordynowanie działań pomiędzy Ministerstwem Spraw Wewnętrznych, Archiwum Narodowym i archiwami wojewódzkimi w zakresie zarządzania dokumentacją elektroniczną.
Główne tematy obrad zawarto 9 punktach:
1.    Warunki konkursów dla obsadzenia etatów metodyków dla dokumentów elektronicznych w archiwach terenowych
2.    Plany kształcenia użytkowników internetowego Narodowego Portalu Archiwalnego (Národní archivní portál);
3.    Plan działań metodycznych i informacyjnych;
4.    Wyzwania związane z ZPORR (IROP – Integrovaný regionální operační program – Zintegrowany program operacyjny rozwoju regionalnego) związane z wprowadzeniem lub modernizacją ERMS (Electronic Records Management System) twórcy dokumentacji
5.    Zmiany ERMS u zidentyfikowanych twórców – sformułowanie obszarów problemowych,

Czytaj dalej „CZECHY: Narada w sprawie dokumentacji cyfrowej”

POLSKA: Spuścizny archiwalne w archiwach państwowych

W siedzibie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych 22 września 2015 r. odbyło się zebranie naukowe poświęcone zagadnieniu opracowania spuścizn w archiwach państwowych.
Udział w spotkaniu wzięli pracownicy archiwów państwowych, Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych oraz zaproszeni goście reprezentujący Polską Akademię Nauk Archiwum w Warszawie, Archiwum Nauki PAN i PAU w Krakowie oraz Archiwum Uniwersytetu Wrocławskiego. Zebranie otworzył dr Andrzej Biernat, Zastępca Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, powitał uczestników, zachęcając do aktywnego udziału i wspólnej wymiany doświadczeń.

Następnie Robert Górski, pracownik Departamentu Archiwistyki NDAP, omówił wskazane przez archiwa państwowe zagadnienia i problemy z zakresu terminologii, gromadzenia i opracowania spuścizn, które stanowiły przedmiot dyskusji w dalszej części spotkania. Zapowiedział także cztery referaty, których wybór nie był przypadkowy. Miały one przede wszystkim ukazać różną praktykę i doświadczenia archiwów państwowych w zakresie postępowania ze spuściznami. Referaty wygłosiły: Monika Płuciennik (AP w Gdańsku) – „Problematyka terminologii archiwalnej (spuścizny)”, Hanna Staszewska (AP w Poznaniu) – „Metodyczne błędy i wypaczenia, czyli spuścizny w archiwach państwowych”, Anna Jankowska (AP w Radomiu) – „Zbiory osób i rodzin w zasobie Archiwum Państwowego w Radomiu”, oraz Barbara Sypko z AP w Opolu, które dotychczas nie gromadziło archiwów prywatnych – „Problemy opracowania spuścizn w Archiwum Państwowym w Opolu na przykładzie zespołu Spuścizna Romana Horoszkiewicza”.

Czytaj dalej „POLSKA: Spuścizny archiwalne w archiwach państwowych”

POLSKA: Opracowanie akt kancelarii austriackiej

W dniu 26 marca 2015 r. odbyło się w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych spotkanie metodyczne poświęcone zagadnieniu funkcjonowania kancelarii w systemie austriackim oraz opracowania wytworzonych w nim akt. Udział w spotkaniu wzięli pracownicy Archiwum Głównego Akt Dawnych, Archiwum Narodowego w Krakowie, archiwów państwowych w Katowicach, Przemyślu i Rzeszowie oraz Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. W trakcie spotkania przypomniano zasady działania kancelarii austriackiej, doświadczenia Archiwum Państwowego w Przemyślu w zakresie opracowania archiwaliów oraz wskazówki pomocne przy opracowaniu akt wytworzonych w okresie funkcjonowania kancelarii austriackiej. Wskazówki te, zamieszczone w publikacji Z badań nad dziejami kancelarii i opracowania akt austriackich z XVIII-XX wieku na ziemiach polskich (Warszawa 2010), zostały zalecone przez Naczelnego Dyrektora do stosowania w archiwach państwowych.

Czytaj dalej „POLSKA: Opracowanie akt kancelarii austriackiej”

BRAZYLIA: Publikacje metodyczne Arquivo Nacional

Brazylijskie Archiwum Państwowe powstało w 1838 r. jako Cesarskie Archiwum Publiczne w Rio De Janeiro. Po upadku cesarstwa w 1891 r., archiwum w 1893 r. zostało przemianowane na Publiczne Archiwum Państwowe (Arquivo Publico Nacional), aby w 1911 r. stać się Archiwum Państwowym (Arquivio Nacional). Długa tradycja sprawiła, że brazylijskie archiwum państwowe wypracowało własną metodykę dostosowaną do potrzeb federacyjnego państwa. W strukturze administracji państwowej Brazylii archiwum państwowe jest częścią Ministerstwa Sprawiedliwości gdzie od 1983 r. jest jego organem autonomicznym. Z punktu widzenia metodyki archiwalnej bardzo ważnym był rok 1994, kiedy utworzono Radę Narodową Archiwów (Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ), organ kolegialny, do którego zadań należy między innymi określanie ogólnych standardów i norm kompetencyjnych oraz ogólnych wytycznych dotyczących zasad funkcjonowania Systemu Narodowego Archiwów (Sistema Nacional de Arquivos – SINAR). To właśnie Rada Narodowa Archiwów jest głównym inspiratorem nowoczesnych przemian w brazylijskiej archiwistyce. Rada ma szerokie kompetencje, a między innymi stymulowanie integracji i modernizacji archiwów publicznych i robi to skutecznie. To właśnie ona jest wydawcą całej już serii, utrzymanych na bardzo wysokim poziomie, metodycznych publikacji. Spora ich część jest ogólnodostępna:

Czytaj dalej „BRAZYLIA: Publikacje metodyczne Arquivo Nacional”

WŁOCHY: Publikacje Biblioteki Cyfrowej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Włoch

Naczelna Dyrekcja Archiwów włoskich (Direzione Generale degli Archivi – DGA) od dłuższego już czasu realizuje niezwykle użyteczny projekt o nazwie Biblioteka Cyfrowa (Biblioteca Digitalne). Projekt nocno został wsparty na facebooku, gdzie na bieżąco podawane są informacje o kolejnych wydawnictwach dostępnych online w bibliotece.
Początkowo zaplanowano udostępnienie przede wszystkim głównego pisma archiwistów włoskich „Rasegna degli archivi di stato”. Udostępniono w całości w formacie pdf roczniki 1941 – 1994. Roczniki młodsze mają natomiast opublikowane spisy treści.
Zdecydowano jednakże rozszerzyć dostępność do publikacji archiwalnych zwłaszcza wydanych przez same archiwa włoskie, aż ilość publikacji zaczęła domagać się systematyzacji celem ułatwienia  dostępu użytkownikom.

Czytaj dalej „WŁOCHY: Publikacje Biblioteki Cyfrowej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Włoch”

MRA: Seria miniprzewodników pomocą dla archiwistów

Międzynarodowa Rada Archiwów zainaugurowała edycję serii miniprzewodników mających pomóc archiwistom w orientacji w różnych zagadnieniach współczesnej archiwistyki. Zadanie finansowane jest w latach 2014 – 2015 w ramach programu PCOM. Pierwsze trzy przewodniki dotyczą:
1.  Archiwizacja obrazów cyfrowych. Autor: David Iglésias (L’archivage d’images numériques. Auteur : David Iglésias. Institution : Centre for Image Research and Diffusion. Pays : Catalogne, Espagne),
2.  Archiwizacja filmów cyfrowych, Autor: Pau Saavedra (L’archivage de vidéo numériques. Auteur : Pau Saavedra. Institution : Centre for Image Research and Diffusion. Pays : Catalogne, Espagne),
3. Zarządzanie zasobami fotograficznymi, Autor: Josep Pérez (Gestion de dépôts photographiques. Auteur : Josep Pérez. Pays: Catalogne, Espagne).
Wszystkie trzy publikacje przygotowane zostały przez archiwistów katalońskich. Obecnie dostepne sa w wersjach językowych: angielskiej, francuskiej, katalońskiej i kastylijskiej.
Publikacje dostępne są na w centrum zasobów MRA (wymaga logowania).

Więcej: PAAG: Short guides for photographic and audiovisual archives management

Oprac: Adam Baniecki
AP Lubań