POLSKA: Nowe regulacje prawne w zarządzaniu dokumentacją współczesną

W dniach 8-9 września odbyło się w Zielonej Górze VIII Ogólnopolskie Seminarium Archiwalne, zorganizowane przez Stowarzyszenie Archiwistów Polskich, Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych, Archiwum Państwowe w Zielonej Górze oraz Uniwersytet Zielonogórski, który gościł uczestników w swojej siedzibie.
W pierwszym dniu seminarium dr Ewa Perłakowska (NDAP) przypomniała okoliczności i proces przygotowywania rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, a także przybliżyła jego treść. Przepisy te dopuszczają nowe metody – stosowanie narzędzi informatycznych do zarządzania dokumentacją w urzędach administracji samorządowej, nadal w ramach systemu kancelaryjnego i akt spraw, lecz tym razem w postaci wyłącznie elektronicznej. Referentka zauważyła jednak, że rzeczywistość jest znacznie bardziej złożona, powstają systemy krzyżowe, projekty dedykowane, wykraczające poza jedną instytucję, niemożliwe do zachowania w postaci zespołu archiwalnego zgodnie z tradycyjną definicją. Nawiązał do tego Kazimierz Schmidt (MSWiA, Departament Społeczeństwa Informacyjnego), mówiąc o ewolucji działania administracji i gromadzeniu wielu informacji w jednym systemie, mogącym mieć architekturę rozproszoną, a zawartość współtworzoną bezpośrednio przez obywateli. Wspomniał przy tym o przygotowywanych kolejnych przepisach, które umocują dokument elektroniczny w przestrzeni publicznej i rzeczywistości administracyjnej, co może przyczynić się do zaniku akt spraw w przypadkach zarządzania informacją w systemie informatycznym. Krótko przedstawił też dokument elektroniczny, jego strukturę i metadane konieczne do poprawnego zarządzania i zachowania.

Dr Mirosław Świt (UZ Instytut Historii) rozważał znaczenie kodeksów etycznych, także branżowych, zastrzegając, że nie powodują one automatycznego wzrostu świadomości moralnej, nic bowiem nie zastąpi sumienia. Archiwistów zalicza się do zawodów zaufania publicznego, co stanowi zaszczyt, ale i zobowiązanie. Referent wspomniał Kodeks archiwisty zatwierdzony w 1996 r. na Międzynarodowym Kongresie Archiwów w Pekinie, nie nawiązywał jednak do Kodeksu Etyki Służby Cywilnej.
Drugiego dnia można było poznać doświadczenia praktyczne z wdrażania omówionych wcześniej przepisów. Magdalena Sawicka (Podlaski Urząd Wojewódzki) reprezentowała jeden z dwóch urzędów uczestniczących w 2010 r. w pilotażowym wdrożeniu systemu EZD (w odniesieniu do 74 klas z jrwa). Efektem pilotażu było m.in. zastąpienie zakupionego i stosowanego wcześniej systemu własnym narzędziem, wykonanym przez informatyków z PUW. Ma on być wprowadzany do stosowania w kolejnych urzędach wojewódzkich. W 2011 r. PUW zdecydował o stopniowym wprowadzaniu systemu EZD do wykonywania czynności kancelaryjnych. Obecnie prowadzone są w nim sprawy z 324 klas jrwa (ok. 50%). Referentka przedstawiła wiele praktycznych spostrzeżeń, zastosowanych rozwiązań i sugestii uzupełnienia lub zmian przepisów, aby wykonywanie czynności odbywało się sprawniej. Kilkakrotnie podkreślała znaczenie zaangażowania kierownictwa urzędu oraz szkoleń (kancelaryjnych i informatycznych) pracowników, jako warunków koniecznych do powodzenia przedsięwzięcia. Inne studium przypadku przedstawił Artur Prasal (Urząd Miasta Łodzi), przedstawiciel urzędu, który pierwszy system EZD wdrożył w latach 2005-2007 w ramach projektu europejskiego e-Łódź. Obecnie w urzędzie stosowany jest system tradycyjny, zaś narzędzie informatyczne służy do rejestrowania spraw (w 2010 r. było w systemie 99 116 spraw). Trwa jednak przygotowanie – organizacyjne i szkoleniowe – do wdrożenia od października 2011 r. systemu EZD jako wyłącznego sposobu do prowadzenia spraw z zakresu 10 klas jrwa, na początek.
W trakcie seminarium najwięcej powiedziano o organizacji pracy kancelaryjnej, zaś najmniej o archiwum zakładowym. Na zakończenie Kazimierz Schmidt (MSWiA) przedstawiał natomiast końcowy etap postępowania z dokumentacją elektroniczną – przykłady struktury i zawartość paczek archiwalnych, które mają być sposobem przekazywania dokumentacji przez twórcę do archiwum państwowego (zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych).
Nie sposób przytoczyć wszystkich uwag i podawanych przykładów – także wskazanych braków lub niespójności w przepisach. Tematyka seminarium uświadomiła, jak szybko zmienia się rzeczywistość, a z drugiej strony, jak powoli następują reakcje i rozwiązania prawno-instytucjonalne. Od uchwalenia ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne i pierwszych wynikających z niej rozporządzeń minęło kilka lat. Omawiane rozporządzenie opracowano szybko, od ponad pół roku urzędu działają w oparciu o jego przepisy, na sympozjum nie zostało jednak podane, ile urzędów zdecydowało się na stosowanie wyłącznie systemów EZD. Sytuacja w kancelariach twórców, których to rozporządzenie nie dotyczy, też jest na razie różnorodna. Uczestnicy formułowali pytania do referentów, nie podejmowali jednak szerokiej dyskusji. W kuluarach nieśmiało wspominali najczęstszy obecnie model funkcjonowania systemów kancelaryjnych, tzn. system tradycyjny i dokumentację papierową, do której tworzenia stosowane są narzędzia informatyczne inne niż systemy EZD. A także informatyczne nośniki danych dołączane do papierowych akt sprawy. Obrazuje to realia etapu przejściowego, regulowane jedynie u bardzo nielicznych twórców. Czy zdążymy na czas zebrać doświadczenia i zachować informację? Czy jesteśmy w stanie odszukać w archiwach pierwszą wersję bazy danych SEZAM wprowadzoną do stosowania zaledwie 15 lat temu? „Co po nas zostanie?”, jak będą to rozważać nasi sąsiedzi Czesi 22 września 2011 r.

 

Anna Laszuk
NDAP

Dodaj komentarz