Tag: records management

MRA: Standard ISO 16175 opublikowany dla członków MRA celem komentarza

Międzynarodowa Rada Archiwów opublikowała, niestety tylko w strefie zamknietej dla członków, tekst normy ISO 16175 „Processes and functional requirements for software for managing records” (Procesy i wymagania funkcjonalne dla oprogramowania i zarządzania dokumentacją). Chodzi tu o przygotowany w 2008 r. projekt regulacji zatytułowany „Podstawy i wymagania funkcjonalne dla informacji w elektronicznym środowisku biurowym” (Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments ) w oparciu o który  powstała trzyczęściowa norma ISO 16175. W latach 2016 – 2017 norma ta poddana została ocenie. Z trzech części scalono ją w dwa dokumenty o nieco zmodyfikowanym tytule „Procesy i wymagania funkcjonalne dla oprogramowania i zarządzania danymi” i przekazano do ostatecznej oceny przez przedstawicieli państw przynależących do Committee on Records Management and Archives (ISO TC46.SC11). (Komitet do zarządzania dokumentacją i archiwami). Wyniki pracy zakończone zostaną w maju 2019 r. na spotkaniu TC46 / SC11 w Ottawie. Publikacja odświeżonej normy ISO 16175 przewidywana jest na koniec 2019 r.

Wiecej: Version de travail de la norme internationale ISO 16175 (précédemment ICA-Req) publiée pour commentaires des membres ICA

Adam Baniecki
AP Wrocław O/Bolesławiec

MRA: Nowe grupy eksperckie Międzynarodowej Rady Archiwów

Pośród 12 grup eksperckich pracujących aktualnie dla Międzynarodowej Rady Archiwów dwie: „Grupa ekspercka do spraw opisu archiwalnego”- EGAD (przewodniczący: Daniel Pitti z Institute for Advanced Technologies, University of Charlottesville) oraz „Grupa ekspercka archiwów cyfrowych”- (DREG) (przewodnicząca Nancy Y. McGovern z  U.S. National Archives) opublikowały na łamach najnowszego informatora MRA Flash (nr 28) informacje na temat swojej pracy.
Grupa ekspercka zajmująca się opisem archiwalnym (Expert Group on Archival Description – EGAD) powstała w końcu 2012 r. otrzymała za zadanie opracować model konceptualny opisu archiwalnego godzący ze sobą i integrujący istniejące obecnie 4 normy archiwalne: ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF i ISDIAH. Celem jest stworzenie modelu, który będzie wynikiem konsensusu archiwistów z całego świata, tak zbudowanym, aby cała społeczność archiwistów mogła w pełni korzystać z możliwości oferowanych przez szybko rozwijające się technologie komunikacji oraz w pełni wykorzystywać niesione przez nie możliwości pracy zespołowej. W trakcie spotkania grupy w Brukseli w 2013 r. uzgodniono fundamenty na których powinien się opierać opis archiwalny: zasada proweniencji, zasada poszanowania zespołu i respekt dla porządku oryginalnego. Te trzy są powszechnie przyjmowane w świecie za podstawy archiwistyki. Zgodzono się także, że podstawowym wyróżnikiem opisu archiwalnego jest opis dokumentów w ich kontekście i że taki opis jest konsekwencją przyjęcia podstawowych zasad archiwistyki. Postanowiono przygotować dwa dokumenty. Pierwszy dostarczy formalnych narzędzi dla uchwycenia związków opisu archiwalnego z opisem spuścizny kulturowej w relacjach z archiwaliami.. Drugi dokument będzie modelem koncepcyjnym archiwum ukazującym w jaki sposób archiwalia powinny być opisywane.

Czytaj dalej „MRA: Nowe grupy eksperckie Międzynarodowej Rady Archiwów”

MRA: Bruksela 23- 24 listopada 2013. Roczna konferencja MRA.

W dniach 23- 24 listopada 2013 r. w Brukseli odbyła się pierwszewsza „Roczna Konferencja MRA”.  To jest nowa formuła, która zastąpiła konferencję okrągłego stołu – CITRA.
Konferencja zgromadziła ponad 500 uczestników ze 100 krajów. Poprzednie tak poważne wydarzenie związane ze światem archiwistyki miało miejsce przed stu trzema laty, kiedy w 1910 r., na kongresie bibliotekarzy i archiwistów po raz pierwszy przy tak szerokim gronie międzynarodowym zdefiniowano jedną z podstawowych zasad archiwistyki, zasadę proweniencji. Tegoroczna konferencja odbyła się pod hasłem: „Odpowiedzialność, transparentność i dostęp do informacji.” W założeniach organizatorów konferfencja na tak wysokim szczeblu powinna dotyczyć pytań związanych z zarządzaniem informacją i records management. Konferencja składała się z głównej sesji oraz pięciu sesji równoległych. Główne przemówienia dotyczyły takich zagadnień jak: archiwizacji, jako narzędzie wspierania rozwoju w skali globalnej, dostęp do informacji, a ochrony danych osobowych oraz problematyki wkładu archiwów w odpowiedzialność i przejrzystość administracji.

Czytaj dalej „MRA: Bruksela 23- 24 listopada 2013. Roczna konferencja MRA.”

Records manager – administrator dokumentacji

Termin records management jest zgodnie tłumaczony, jako zarządzanie dokumentacją. Jedynie badacze z Lublina uważają, że tłumaczenie nie oddaje w pełni znaczenia terminu i dlatego proponują używanie wersji oryginalnej – records management. Prof. Krzysztof Skupieński, kierownik Zakładu Archiwistyki UMCS poinformował podczas dyskusji na VI Powszechnym Zjeździe Archiwistów Polskich o swej inicjatywie utworzenia kierunku ”Archiwistyka i Records Management”. Ostatecznie po pewnych administracyjnych perturbacjach od 1 października 2012 roku zaczął działalność kierunek „Archiwistyka i nowoczesne zarządzanie zapisami informacyjnymi”.(1) Tym niemniej, jeżeli ktoś zna angielski, zrozumie propozycję lubelską, gdy ktoś inny przeczyta o zarządzaniu dokumentacją, będzie wiedział o co chodzi.

Problemem pozostaje natomiast wciąż tłumaczenie nazwy osoby wykonującej tę funkcję. Po angielsku jest to proste, dziedziną records management zajmuje się records manager. Po polsku analogia nie brzmi najlepiej, zarządzaniem dokumentacją zajmowałby się „zarządca dokumentacji”. Określenie to brzmi nazbyt archaicznie i kojarzy się raczej z zarządcą folwarku, niż z pracownikiem zajmującym się zarządzaniem nowoczesną dokumentacją elektroniczną.

Wydawałoby się, że problem powinna rozstrzygać Polska Norma, która zaleca standardową terminologię związaną z informacją i dokumentacją.(2) Norma ta jest tłumaczeniem (nie wolnym od niedociągnięć) normy wydanej przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną.(3)

Czytaj dalej „Records manager – administrator dokumentacji”

Roztrząsania terminologiczne – zaproszenie do dyskusji

Redakcja Naukowego Portalu Archiwalnego ArchNet pragnie wesprzeć dyskusję na tematy związane z terminologią archiwalną toczącą się na łamach IFAR-u. Zamierzamy publikować krótkie teksty, które będzie łączył wspólny nadtytuł „Roztrząsania terminologiczne”. Nawiązuje on oczywiście do cyklu klasycznych artykułów Józefa Siemieńskiego zapoczątkowanego w „Archeionie” w 1928 roku, w którym prowadził on rozważania na temat terminów archiwalnych. Autor proponował niekiedy nowe nazwy, które czasami się przyjmowały, a czasami nie. Miał pełną świadomość, że terminologii nie można narzucić, gdyż już we wstępnym artykule pisał: „Jeżeli jaka dziedzina nie znosi samowoli absolutystycznej, to językowa. Jest to dziedzina prawdziwego ludowładztwa: cały demos jest tu prawodawcą. I nic tu nie pomoże okoliczność, że terminologia naukowa czy urzędowa jest sprawą wybranych.”

Z tego powodu redakcja ArchNetu postanowiła skorzystać z uwag prof. Siemieńskiego i sprawdzić, co o terminologicznych propozycjach sądzi „archiwalny demos”. Dzisiaj nie musimy już sięgać do glinianych ostrakonów, mamy nowoczesne narzędzia ludowładztwa, jakim są internetowe listy dyskusyjne, takie jak IFAR. Dlatego będziemy publikowali dyskusyjne mini-artykuły terminologiczne i zwracali się do uczestników list dyskusyjnych z prośbą o konstruktywne uwagi i komentarze.

Tematem będą nietypowe, problematyczne terminy archiwalne, które mogą budzić wątpliwości lub skłaniać do dyskusji. Jakie to problemy?

Będą to na przykład terminy, które występują w:

– archiwistyce innych krajów, a nie ma ich jeszcze w Polsce (np. dokumentacja aktywna, półaktywna i nieaktywna);
– archiwistyce polskiej, a nie ma ich w innych krajach (np. przedpole archiwalne);
– archiwistyce innych krajów, a w Polsce nie ma jeszcze ich tłumaczenia, lub istnieje wiele propozycji tłumaczenia (np. records manager)

Czytaj dalej „Roztrząsania terminologiczne – zaproszenie do dyskusji”