W dniach 22-25 września 2009 roku odbył się w Ratyzbonie kolejny, już 79 zjazd Niemieckiego Towarzystwa Archiwistek i Archiwistów (Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e.V., dalej VdA). Temat spotkania brzmiał: Archiwa w epoce digitalizacji. Archiwizacja – opracowanie – prezentacja (Archive im digitalen Zeitalter. Überlieferung – Erschliessung – Präsentation). Obrady plenarne oraz sekcji odbywały sie w budynku głównym (Audi-Max) miejscowego uniwersytetu.
Zjazd obfitował w liczne formy spotkań, oprócz posiedzeń plenarnych odbywały się warsztaty, seminaria i prezentacje. Zajęcia warsztatowe obejmowały tematy: ulotność dokumentacji obrazowej i jej digitalizacja; prezentacja zdigitalizowanych dokumentów; praktyczne użycie formatów EAD i SAFT przy retro konwersji inwentarzy archiwalnych; rozwiązania z zakresu wyceny i planowania prac archiwalnych za pomocą narzędzi statystycznych wchodzących w skład systemów informatycznych stosowanych w archiwach; działania systemu informatycznego przy opracowaniu i utrzymaniu elektronicznego dokumentu w administracji miejskiej na przykładzie Norymbergii. Z kolei na seminariach duże zainteresowanie wzbudziły wykłady poświecone problemom tworzenia portali archiwalnych i elektronicznych archiwów. Uczestnicy zapoznali się z projektami Europena, Deutsche Digitale Bibliothek, Netzwerk SED/FDGB-Archivgut, APENET. Drugim ważnym tokiem referatów było działanie systemów e-administracji oraz sposobów oceny i selekcji oraz archiwizacji dokumentów wytwarzanych w toku jej działania. Zagadnienia te zostały omówione na przykładach obiegu dokumentów elektronicznych w Brandenburgii, Meklemburgii oraz federalnej administracji.
W trakcie zjazdu miało miejsce również forum gości zagranicznych, w którym oprócz gospodarzy uczestniczyła liczna grupa przedstawicieli krajów niemieckojęzycznych (Austria, Szwajcaria), a także reprezentanci z Europy Środkowej (Czech, Polski, Rumunii, Słowenii, Słowacji, Ukrainy, Węgier) oraz Holandii i Francji. Głównymi tematami były problemy informatyzacji i digitalizacji w innych krajach, działalność związków archiwistów oraz kształcenie i certyfikacji zawodu archiwisty. Poza tym przedstawiciel szkoły archiwalnej w Marburgu zreferował prace wspólnego zespołu krajów Beneluksu, Skandynawii, Wielkiej Brytanii, Francji i Niemiec nad wypracowaniem jednego standardu wykształcenia archiwisty, który ma być z wprowadzony czasem we wspomnianych państwach.
Poza formu zagranicznym podczas zjazdu odbyło się walne zgromadzenie delegatów VdA, Konferencja Federalna Archiwów Komunalnych przy Związku Miast Niemieckich (Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag), a także zebranie przedstawicieli krajowych władz archiwalnych oraz Bundesarchiv, tworzących swego rodzaju komisję doradczą dla władz federalnych w zakresie archiwistyki i archiwów (Konferenz der Archivreferenten bzw. der Leiter der Archivverwaltungen des Bundes und Länder).
Merytorycznym zakończeniem tego dnia była dyskusja panelowa. Prowadził ja przewodniczący VdA prof. dr Robert Kretzschmer, a udział w niej wzięli Sandra Fingi (Schweizer Fernsehen Zürich), dr Ulrike Gutzmann (Unternehmensarchiv der Volkswagen AG Wolfsburg), dr Michael Häusler (Archiv des Diakonischen Werkes der EKD Berlin), dr Gerald Maier (Landesarchiv Stuttgart), Ute Schwens (Deutsche National Bibliothek Frankfurt a/M) ora dr Robert Zink (Stadtarchiv Bamberg). Dyskusja poświęcona była również problemom digitalizacji i informatyzacji, od czego nie ma już odwrotu, a rola archiwów w tych procesach będzie stale rosnąć, szczególnie przy zarządzaniu dokumentem elektronicznym. Zwrócono też uwagę, że archiwa ze względu na koszta i wielkość posiadanego tradycyjnego zasobu nie będą wstanie w najbliższej przyszłości stworzyć elektronicznych pomocy archiwalnych i przenieść wszystkich akt na nośniki elektroniczne. Ten ostatni proces należy prowadzić rozważnie, podstawowym kryterium w tym wypadku powinno być wykorzystanie danej dokumentacji przez użytkownika.
Zjazdowi towarzyszyły liczne wykłady z zakresu historii regionalnej, prezentacje i wycieczki do miejscowych muzeów oraz po regionie, a także koncerty i spotkania towarzyskie. Tym wydarzeniom poświecony był szczególnie ostatni dzień zjazdu (Piątek 25 września 2009), kiedy odbyły się dwie całodniowe wycieczki, pierwsza do Ambergu, obchodzącego 975 lecie założenia, a druga do klasztoru Weltenburg połączona z rejsem po przełomie Dunaju.
Poza tym tradycyjnie ze spotkaniem archiwalnym trwały targi ARCHIVISTICA. Zgromadziły one 50 wystawców z Niemiec, Austrii, Danii i Holandii, proponujących rozwiązania elektroniczne dla obiegu dokumentu, prowadzenia kancelarii i registratur, a przede wszystkim dla archiwów narzędzia z zakresu tworzenia systemów informatycznych, digitalizacji i mikrofilmowania zasobów archiwalnych, kształcenia zawodowego, prowadzenia badań naukowych i genealogicznych, a także zabezpieczenia i ochrony archiwaliów, w tym budowy nowych i adaptacji istniejących budynków na potrzeby archiwów.
Paweł Gut
AP Szczecin