NIEMCY: Nowatorski sposób zarzadzania archiwami komunalnymi -mobilni archiwiści z Hesji

Z punktu widzenia archiwów komunalnych w Hesji, kiedyś, tj. przed 2012 r. gdy wszystko było inne i – z perspektywy czasu – niby lepsze, gminna nie miała prawie żadnych problemów z aktami, które należało zarchiwizować. Archiwum Państwowe w Marburgu  co jakiś czas dokonywało na miejscu wartościowania dokumentacji, dzieląc ją na materiały archiwalne i te do utylizacji.
Jednak od czasu powstania ustawy o archiwach Hesji w 2012 r.  (HArchivG) wszystko się zmieniło. Od tego czasu powiaty i gminy same są odpowiedzialne za właściwą archiwizację dokumentacji: Instytucje samorządu terytorialnego, ich związki oraz fundacje lokalne regulują archiwizację swoich dokumentów w ramach posiadanych możliwości gospodarczych w ramach  własnych kompetencji zgodnie z heskim prawem archiwalnym ( HArchivG§19). Na podstawie  §2 ust. 3 i 6 są zobowiązane do niezwłocznego wyodrębnienia wszystkich dokumentów, które nie są już potrzebne do wypełniania ich zadań, a których okres przechowywania upłynął, oraz do przekazania ich do archiwizacji właściwym archiwom [. . . ] ( HArchivG§8 ust. 1)
W powiecie Hersfeld-Rotenburg przechowywanych jest około pięciu kilometrów akt czekających na ocenę wartości archiwalnej. Podobnie sytuacja przedstawia się w sąsiednich powiatach, a wiele archiwów miast i gmin „pęka w szwach”. W tym kontekście władze starostwa zainteresowały się tą sprawą i znalazły sposób na rozwiązanie problemu. Zadanie to określone jako „Projekt Budowy Archiwum Okręgowego”, które ma na celu stworzenie warunków organizacyjnych i strukturalnych do zabezpieczenia dokumentów administracji powiatowej zgodnie z wymogami heskiej ustawy o archiwach (HArchivG) tj. zachować je dla przyszłości, uczynić przydatnymi do badań, a tym samym przyczynić się do zachowania wiedzy historycznej. Celem stało się utworzenie Interkomunalnego archiwum okręgowego Północnej Hesji (Interkommunales Kreis-Archiv Nordhessen), które będzie pełniło funkcję wyspecjalizowanej agencji dla zainteresowanych powiatów i będzie spełniało wymogi ustawy o archiwach Hesji. Tak też się stało. Po wielu dyskusjach, starostowie trzech powiatów: Hersfeld-Rotenburg, Schwalm-Eder i Vogelsberg, podpisali porozumienie prawa publicznego. Złożono także wniosek do landu Hesja o dotację na tę ponadregionalną i wzorcową współpracę.

Archiwum funkcjonuje obecnie jako centrum informacyjne, dokumentacyjne i kulturalne. Jego podstawowym zadaniem jest wartościowanie dokumentów administracji po upływie okresów ich przechowywania, w celu wydzielenia materiałów archiwalnych i dokumentacji do wybrakowania. Archiwum to zapewnia w ten sposób zachowanie ważnych historycznie i prawnie pisemnych dokumentów administracji. Zarchiwizowane stare akta – jak również inne zbiory archiwalne – są udostępniane publicznie i udostępniane badaczom do użytku i upubliczniania.   Pracownicy archiwum są także doradcami gmin.
Archiwa powiatów Hersfeld-Rotenburg – Schwalm-Eder – Vogelsberg pozostają w gestii poszczególnych powiatów i będą nadal przechowywane i zarządzane w trzech zdecentralizowanych lokalizacjach.
Międzykomunalne Archiwum Okręgowe Północne Hesji dla powiatów  Hersfeld-Rotenburg – Schwalm-Eder – Vogelsberg tworzone było od grudnia 2017 r. w dawnym magazynie sukna przy Wilhelm-Wever-Straße w Bad Hersfeld. Kierownikiem tej instytucji jest dr Sebastian Kraffzig, który wraz ze swoim trzyosobowym zespołem prowadzi prace archiwizacyjne i digitalizację dokumentów. W Bad Hersfeld jest miejsce na zaledwie 260 metrów bieżących akt. Dokumentacja przechowywana jest  nadal w archiwach  uczestniczących w projekcie, tak więc archiwista musi podróżować pomiędzy poszczególnymi lokalizacjami. Planowana jest jednak rozbudowa powierzchni magazynowej w Bad Hersfeld. Projekt jest finansowany przez kraj związkowy Hesja kwotą 100. 000 euro.
Archiwista okręgowy Dr. Sebastian Kraffzig wraz ze swoim zespołem chroni dziedzictwo kulturowe, gospodarcze, polityczne i społeczne dzielnicy. Aby zachować własną historię, powiat Hersfeld-Rotenburg połączył siły z 15 władzami lokalnymi w ramach unikatowego w Hesji projektu. Kraj związkowy Hesja finansuje obecnie nowo założone Stowarzyszenie Archiwów Miejskich Hersfeld-Rotenburg kwotą 100 000 euro.
Minister Spraw Wewnętrznych Hesji, Peter Beuth, tak ocenił to nowe zjawisko archiwalne: „Dzięki współpracy gminy i gminy mogą połączyć swoją pracę administracyjną i uczynić ją znacznie wydajniejszą. To oszczędza koszty i zwiększa spójność regionalną ”.
Natomiast  Sebastian Kraffzig opisuje pracę sieci archiwów miejskich w następujący sposób: „Jesteśmy jak podróżni archiwiści. Przeprowadzamy się do gmin, tam współpracujemy z władzami miejskimi i lokalnymi, spędzamy dużo czasu w piwnicach i pokojach pełnych starych akt. Niektóre dokumenty pozostawały nietknięte przez bardzo wiele lat.”
Archiwum zostało na początku 2019 roku wyróżnione przez stowarzyszenie podatników„ Spar Euro ”. Praca archiwum okręgowego ma zostać rozszerzona dzięki dofinansowaniu państwa. Sebastian Kraffzig zakłada, że przegląd wszystkich akt, dokumentów i zapisów w uczestniczących gminach oraz ich przetwarzanie zajmie dużo czasu. „Ale to jest warte wysiłku” – mówi. „Chodzi o zachowanie czegoś dla potomności – najlepiej na zawsze”.

Źródło:  Interkommunales Kreisarchiv

Jolanta Leśniewska AP Płock O/Kutno
Tagi: archiwa komunalne   Hesja   Międzykomunalne Archiwum Okręgowe Północne Hesji Niemcy   

Dodaj komentarz