Grupa Robocza ds. Standardów przy Szwajcarskim Stowarzyszeniu Archiwistów (Verein Schweizerische Archivar -VSA), utworzona w 2005 roku, prowadzi cały czas koordynację działań w ramach stowarzyszenia związanych ze standaryzacją. Obejmuje to opracowywanie rekomendacji, wytycznych i koncepcji wdrażania międzynarodowo uznanych standardów oraz wspieranie członków stowarzyszenia w ich stosowaniu. Przypomnijmy- międzynarodowy standard opisu archiwalnego International Standard Archival Description ISAD(G) został przyjęty w drugiej, zrewidowanej wersji na Międzynarodowym Kongresie Archiwów w Sewilli w sierpniu 2000 roku – ma więc już ćwierć wieku.
Komitet ds. Standardów Katalogowania Międzynarodowej Rady Archiwów (ICA-CDS), który opracował ten standard, stwierdzał w swoim wstępie, że ISAD(G) może być stosowany w połączeniu z istniejącymi standardami krajowymi lub może służyć jako podstawa do opracowywania standardów krajowych. Grupa Robocza ds. Standardów VSA wykorzystała to oświadczenie jako okazję do opracowania szwajcarskich wytycznych dotyczących wdrażania ISAD(G). Jej efektem była publikacja standardu dostosowującego opis archiwalny do różnych archiwów w zależności od wielkości ich zasobu i rodzajów materiałów archiwalnych: Schweizerische Richtlinie für die Umsetzung von ISAD(G) – International Standard Archival Description (General)
Tak więc szwajcarskie wytyczne do wdrożenia standardu biorą pod uwagę czynnik wielkości zasobu wychodząc naprzeciw małym, średnim i dużym archiwom a także rodzaj przechowywanej tam dokumentacji.
Standaryzacja katalogowania archiwalnego bowiem oferuje następujące korzyści:
– Standaryzacja danych jest warunkiem wstępnym wymiany danych i ich sieciowania, a także umożliwia późniejszą integrację z międzyarchiwalnymi systemami badawczymi, które spełniają potrzeby klientów.
-Standaryzacja oznacza, że teoria i najlepsze praktyki nie zawsze muszą być na nowo opracowywane. Standardy są wynikiem refleksyjnej wiedzy zawodowej. Pozwalają na ujednolicenie, ulepszenie i uproszczenie metod pracy archiwalnej, a tym samym profesjonalizację pracy archiwalnej.
-Dane są gromadzone jednolicie i zgodnie z praktycznymi i zrozumiałymi kryteriami, co podnosi ich jakość, a w konsekwencji łatwość obsługi.
VSA uzasadnia dlaczego potrzebne są krajowe wytyczne, mimo że możemy uzyskać dostęp do standardu międzynarodowego. Niniejsze wytyczne ułatwiają wdrożenie ISAD(G), ponieważ uwzględniają szwajcarskie tradycje i praktyki katalogowania. Aby opracować te wytyczne, skonsolidowano wewnętrzne przepisy różnych szwajcarskich archiwów oraz zintegrowano istniejące prace w dziedzinie standaryzacji.
Biorąc pod uwagę, że duże, średnie i małe archiwa mają różne potrzeby i wymagania, regulują proces katalogowania na różnych, wybranych poziomach katalogowania, ułatwiając wdrożenie wielopoziomowego podejścia ISAD(G). W przeciwieństwie do ISAD(G), który jest standardem ogólnym (G –General), szwajcarskie wytyczne regulują katalogowanie różnych nośników i formatów od dokumentacji aktowej poprzez techniczną, kartograficzną, po obiekty trójwymiarowe. Ponadto wytyczne są zilustrowane przykładami z archiwów szwajcarskich i dlatego są łatwiejsze do zrozumienia.
Niniejsze wytyczne stanowią rekomendację. Mają one służyć jako podstawowy dokument dla archiwów, który może być uzupełniany i dostosowywany przez każde archiwum zgodnie z jego specyfiką. Wytyczne powinny być użyteczne dla wszystkich archiwów w szwajcarskim systemie archiwalnym, od archiwów publicznych, przez archiwa firmowe i korporacyjne, archiwa prywatne i kościelne, archiwa uniwersyteckie, po archiwa specjalne.
Wytyczne są podzielone na cztery rozdziały i składają się ze wstępu, założeń, samych wytycznych oraz bibliografii. W rozdziale trzecim do strukturyzowania wykorzystano numerację wpisów katalogowych ISAD(G).
Żródło:
oprac:Jolanta Leśniewska
AP Płock O.Kutno
Tak więc szwajcarskie wytyczne do wdrożenia standardu biorą pod uwagę czynnik wielkości zasobu wychodząc naprzeciw małym, średnim i dużym archiwom a także rodzaj przechowywanej tam dokumentacji.
Standaryzacja katalogowania archiwalnego bowiem oferuje następujące korzyści:
– Standaryzacja danych jest warunkiem wstępnym wymiany danych i ich sieciowania, a także umożliwia późniejszą integrację z międzyarchiwalnymi systemami badawczymi, które spełniają potrzeby klientów.
-Standaryzacja oznacza, że teoria i najlepsze praktyki nie zawsze muszą być na nowo opracowywane. Standardy są wynikiem refleksyjnej wiedzy zawodowej. Pozwalają na ujednolicenie, ulepszenie i uproszczenie metod pracy archiwalnej, a tym samym profesjonalizację pracy archiwalnej.