Współpraca na gruncie tworzenia tematycznych portali i baz danych pomiędzy różnymi instytucjami przechowującymi materiały archiwalne, jest zjawiskiem coraz częstszym. Szczególnie jest to widoczne we współpracy wszelkiego rodzaju archiwów i bibliotek. Daje to bowiem maksymalny efekt informacyjny, standaryzuje opisy i dostosowuje się do oczekiwań użytkowników. Przykładem tego typu działań są ściśle ze sobą powiązane dwa przedsięwzięcia Centralna Baza Spuścizn (Die Zentrale Datenbank Nachlässe ZDN) i „Kalliope – Portal” prowadzone przez Bundesarchiv, Staatsbibliothek zu Berlin – Preußischer Kulturbesitz (dalej: SBB-PK)) oraz setki współdziałających z nimi instytucji.
ZDN stworzona została z inicjatywy Bundesarchiv i wspierających je instytucji. Powstała w oparciu o opublikowany katalog autorstwa Wolfganga Mommsena „Spuścizny w niemieckich archiwach” (część I, 1971, Część II 1981). Katalog Mommsena zawierał informacje o około 7000 tego typu zbiorach archiwalnych, wraz z danymi o ich lokalizacji, krótkie informacje o biografii twórcy oraz zawartości i cechach poszczególnych zbiorów. Te pracowicie zebrane informacje dostępne były przez długie lata tylko w formie informatora w postaci książkowej. Od 1992 roku Archiwum Federalne (Bundesarchiv) poprzez ankietyzację setek instytucji, uzupełniało te dane o zasoby kolejnych archiwów i innych przechowawców niemieckich oraz zagranicznych nie uwzględnionych przez Mommsena i z czasem przenosiło je do stworzonej do tego celu bazy danych.
Dzięki ogromnej pracy dokumentacyjnej Bundesarchiv, dane te dostępne są w Internecie od 2002, obejmują obecnie informacje o ponad 25 tys. spuścizn znajdujących się w około 1000 instytucji. Od października 2004 roku, 300 instytucji współuczestniczących w uzupełnianiu bazy danych posiada dostęp online do modułu, z możliwością uzupełniania i aktualizowania informacji o spuściznach. Dzięki temu użytkownicy otrzymują pełne informacje o spuściznach związanych z strefą kultury niemieckiej, rozproszonych w wielu instytucjach w Niemczech i na świecie.
Drugi z portali ”Kalliope-Portal” koordynuje SBB-PK, przy wsparciu Niemieckiej Fundacji Badań Naukowych (Deutschen Forschungsgemeinschaft DFG). Kaliope, muza poezji i filozofii, której atrybutami jest tabliczka i rylec, jest patronką portalu informacyjno-wyszukiwawczego dla spuścizn, rękopisów (autografów) oraz archiwów wydawniczych. Kalliope- Portal zastąpił centralny rejestr autografów (Zentralkartei der Autographen ZKA), który od 1966 roku prowadzony był przez SBB –PK i również wspierany przez DFG.
Dane do Kalliope obejmują sieć bibliotek, archiwów, muzeów i instytucji powiązanych. Opracowywane są one w sposób jednolity w oparciu o normy i standardy opisu archiwalnego, w tym ISAD (G), ISAAR(CPF) i AED, jak również standardy biblioteczne –MARC 21.
Bazowymi danymi do Kalliope było 1,2 miliona kart indeksowych ZKA z ok. 450 instytucji w Republice Federalnej Niemiec. Ich konwersja do bazy danych trwała do 2006 roku. Oprócz spuścizn znajdujących się na terenie Niemiec coraz liczniejsze są dane o spuściznach twórców działających na obszarze języka niemieckiego, a więc w Austrii i Szwajcarii, a także spuściznach osób pochodzenia niemieckiego w innych krajach, przede wszystkim w Stanach Zjednoczonych Ameryki.
Od1 października 2023 roku ZDN został przeniesiony do sieci Kalliope
Źródło:
Jolanta Leśniewska
AP Płock O/Kutno