Od stycznia 2009 r. realizowany jest – w ramach programu eContentplus – projekt APEnet, którego celem jest utworzenie Europejskiego Portalu Archiwalnego (Archives Portal Europe). Za poprzedników uznać można takie projekty, jak np. EUAN, LEAF czy MICHAEL oraz archiwalne portale MRA czy UNESCO. Wykonawcą APEnet jest konsorcjum, złożone początkowo z 12 instytucji (w tym Fundacja Europeana), a w połowie 2011 r. w jego skład wchodzą archiwa z następujących krajów (w kolejności alfabetycznej): Belgia, Bułgaria, Czechy, Estonia, Finlandia, Francja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Irlandia, Łotwa, Malta, Niemcy, Polska, Portugalia, Słowenia, Szwecja. W ramach projektu wyróżniono 6 głównych zadań: zdefiniowanie logicznego modelu portalu – lider Bundesarchiv w Niemczech, zdefiniowanie fizycznego modelu portalu – lider Archivos Estatales w Hiszpanii, interoperacyjność między portalem archiwalnym Europeana – lider Narodowe Archiwum w Holandii, struktura zawartości portalu – lider Dyrekcja Archiwów Francji, upowszechnianie wiedzy o projekcie – lider Riksarkivet w Szwecji, zarządzanie projektem – lider ArchivosEstatales w Hiszpanii.
Na tworzonym portalu dostępna będzie informacja o materiałach archiwalnych przechowywanych w krajach Unii Europejskiej oraz, w miarę możliwości, kopie cyfrowe tych materiałów. W związku z tym, że portal Europeana już udostępnia cyfrowe wersje wielu dokumentów, APEnet powstaje w ścisłej współpracy z jego twórcami. Uczestnicy projektu przyjęli, że podstawą wspólnego gromadzenia danych będzie stosowanie określonych standardów do ich przygotowywania oraz zarządzania. Podstawowe są standardy Międzynarodowej Rady Archiwów: Międzynarodowy standard opisu archiwalnego ISAD (G) [EAD], Międzynarodowy standard archiwalnych haseł wzorcowych ciał zbiorowych, osób i rodzin ISAAR (CPF) [EAC] i Międzynarodowy standard opisu instytucji z zasobem archiwalnym ISDIAH [EAG]. Istotny ma być także Standard kodowania i transmisji metadanych [METS]. Po ponad dwóch latach trwania projektu wypracowano już właściwą, specyficzną dla przygotowywanego portalu wersję EAD, która umożliwiła pomyślne połączenie danych przekazywanych przez członków konsorcjum. W połowie 2011 r. zgromadzono w portalu dane z 49 instytucji, tzn. opisy ponad 8,1 mln obiektów oraz kopie cyfrowe ponad 5,2 mln obiektów .
W dniach 28-20 czerwca 2011 r. odbyło się w Sztokholmie, pod hasłem Communicating Archival Metadata, spotkanie łączące elementy konferencji i workshopu. Wzięli w nim udział przedstawiciele krajów uczestniczących, kilku zainteresowanych przystąpieniem do konsorcjum oraz przedstawiciele projektu Europeana. Na spotkaniu omówiono dotychczasowe dokonania oraz szczegółowo zaprezentowano trzy standardy, jeszcze nie zaimplementowane w projekcie. Najwięcej uwagi poświęcono EAD-CPF, a prowadzący workshop Daniel Pitti, jeden z twórców tego standardu, przywoływał liczne przykłady praktyczne i dotychczasowe doświadczenia z tworzenia archiwalnych haseł wzorcowych. Mniej znane i stosowane w archiwach są kolejne dwa standardy mające charakter techniczny. Będą one również stosowane w Europejskim Portalu Archiwalnym, więc postanowiono przybliżyć na spotkaniu ich istotę. METS (Metadata Encoded and Transmission Standard) rozwijany jest od ok. 10 lat w celu jednolitego kodowania metadanych obiektów cyfrowych, co umożliwia ich przesyłanie miedzy różnymi systemami informatycznymi. Na razie nie wypracowano jednak specyficznego dla APEnet profilu. Nadal trwają też prace przy przygotowaniu specjalnej struktury OAI-PMH (Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting), który będzie umożliwiał automatyczne dodawanie lub wymianę danych w portalu, w miarę ich przybywania w instytucjach uczestniczących w projekcie. W trakcie spotkania Yoann Moranville (Ministerstwo Kultury Francji) przedstawił moduł, który będzie dostępny po stronie portalu. Należy przygotować zgodne z nim moduły w zintegrowanych systemach narodowych, z których dane będą przekazywane do APEnet.
W związku z tym, że na początku 2012 r. zakończy się obecna tura projektu, przygotowano wniosek o jego kontynuację w następnych latach. Umożliwi ona rozwój struktury i zawartości portalu oraz zwiększenie liczby uczestniczących krajów i instytucji.
dr Anna Laszuk
Naczelna Dyrekcja
Archiwów Państwowych