Międzynarodowa Rada Archiwów podała informacje o opublikowaniu dwóch nowych norm związanych z systemem zarządzania i archiwizacji informacji- records managements. Opublikowane normy to:
1. ISO 30300:2011, Management systems for records – Fundamentals and vocabulary (Informacja i dokumentacja- system zarządzania dokumentem aktywnym. Podstawy i słownik.
2. ISO 30301:2011, Management systems for records – Requirements.(Informacja i dokumentacja- system zarządzania dokumentem aktywnym. Wymagania.
Są to pierwsze dwie z zapowiedzianych czterech norm mających uzupełnić normy ISO-15489- 1 i ISO15489-2.
Seria norm 30300 to cztery normy pod wspólną nazwą: „System zarządzania dokumentami aktywnymi”. Składają się na nie:
1. Norma ISO 30300, która stworzy międzynarodowy, precyzyjny tezaurus records management;
2. Norma ISO 30301, która sprecyzuje wymagania wobec systemów zarządzania dokumentami przez cały ich cykl życia;
3. Norma ISO 30302 będzie przewodnikiem mówiącym, jak stworzyć system zarządzania dokumentacją;
4. Norma ISO 30303 określi wymagania stawiane przez audyt organizacji, oraz certyfikację systemu zarządzania dokumentami aktywnymi;
Seria norm ISO30300 odnosi sie do wdrażania i funkcjonowania wydajnego systemu zarządzania w taki sposób, aby zagwarantować wiarygodność dowodową informacji i jej wysoką jakości w procesach decyzyjnych, podejmowanych działaniach, zarządzaniu i tworzeniu dostępu do niej dla tych, którzy tego potrzebują w tak długim czasie jak jest to niezbędne. Są to fundamentalne założenia dla sprostania wyzwaniom zinformatyzowanego społeczeństwa.
Normy serii ISO30300 mają za cel powiązać zarządzanie archiwami z sukcesami organizacji, powinny zapewnić narzędzia do zarządzania pozwalające systemowo i systematycznie utrzymywać kontrole nad dokumentacją w całym cyklu jej życia, a wreszcie powiązać zarządzanie dokumentacją z innymi systemami takimi jak zarządzanie ryzykiem czy zarządzanie jakością.
System recodrs managements do chwili obecnej został wprowadzony w ponad 50 krajach świata, a normy ISO 15489-1 i ISO 15489-2 zostały przetłumaczone na 22 języki świata. Normy te należą obecnie do najlepiej sprzedających się w świecie produktów ISO.
Polska w zasadzie nie uczestniczy w tym procesie, choć istnieje tu od 2003 r. Komitet Techniczny 242 ds. Informacji i Dokumentacji.
Równocześnie przeprowadzana jest ocena normy ISO15489 ponieważ obecne jej wersje pochodzą z 2006 r. i koniecznym jest sprawdzenie czy nie wymagają dostosowania do szybko rozwijających się wymagań zarządzania dokumentacją we współczesnym świecie.
Na podstawie materiałów MRA i Biblioteki Narodowej
oprac. Adam Baniecki
AP Lubań
Polska lista członków Komitetu Technicznego 242 ds. Informacji i Dokumentacji.