W dniu 6 grudnia 2018 r. w siedzibie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych odbyła się konferencja metodyczna na temat „Od opracowania do retrokonwersji – współczesne wyzwania dla opisu archiwalnego”. Otworzył ją dr Henryk Niestrój, zastępca Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, wprowadzając w tematykę obrad.
Jako pierwszy zabrał głos Maciej Zdunek (NDAP), przedstawiając Strategię opracowania zasobu archiwalnego, a raczej omówienie kontekstu, w jakim ona powstaje. Przypomniał, że ustawa archiwalna wymienia opracowanie jako jedno z zadań archiwów, nie podaje jednak jego definicji. Głównym źródłem wiedzy na ten temat są podręczniki do archiwistyki. Porównując dane ze sprawozdań rocznych archiwów państwowych, zauważył stałą tendencję spadkową odsetka opracowanego zasobu archiwalnego. Pokazał przykłady długotrwałego opracowania niektórych zespołów, uzasadnianego ich dużymi rozmiarami, zmianami kadrowymi, trudnościami w odczytywaniu obcojęzycznych rękopisów oraz koniecznością wykonywania przez pracowników także zadań innych niż opracowanie. Wspomniał obecne priorytety – retrokonwersji oraz ewidencji, które uznał za podstawowe. Po ich zakończeniu konieczne będzie wdrożenie strategii opracowania, w której określone być powinny etapy wykonywania tego zadania oraz mierniki. Jej opracowanie zapowiedział na 2019 rok, zapraszając do kontaktu osoby chętne do udziału w tych pracach.
Do kończącego się w 2019 roku priorytetu nawiązał dr hab. Dariusz Magier (UP-H i AP w Siedlcach) w wystąpieniu pod tytułem Życie po retrokonwersji. Opracowanie materiałów archiwalnych w świadomości pracowników archiwów państwowych. Podstawą formułowanych spostrzeżeń były wyniki ankiety przeprowadzonej przez niego między połową lipca a połową września 2018 r. Wzięło w niej udział 210 osób – 33% z central archiwów państwowych i 67% z oddziałów zamiejscowych – z których 40% zajmuje się opracowaniem. Większość osób, która wzięła udział w ankiecie, nie opracowała żadnego zespołu archiwalnego. Wszyscy jednak wypowiedzieli się na temat zmian podstawowych przepisów metodycznych wprowadzonych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych – 37% oceniło je negatywnie, 30% – pozytywnie, a 33% nie miało zdania. Duża rozbieżność wystąpiła też w odpowiedziach na inne pytania, co obrazuje różne poglądy na zadania archiwów – od konieczności dokładniejszego opracowania po poprzestanie na ewidencji w postaci elektronicznej. Jako trudności wskazano m. in. studia wstępne nad zespołem i rozpoznawanie przynależności zespołowej oraz występującą w archiwach akcyjność pracy, która wytrąca z rytmu opracowania. W odpowiedziach na ankietę przeważało jednak przekonanie, że nie można odstąpić od wyodrębniania i opisu zespołów.
Jako ostatnia w pierwszej sesji zabrała głos Elżbieta Galik (AP we Wrocławiu) przedstawiając referat Opis archiwalny – współczesne wyzwanie dla archiwów polskich. Co zmieniło się w archiwach polskich i w archiwistyce? Rozpoczęła od próby odszukania definicji opisu archiwalnego, a następnie przypomniała kolejne kroki standaryzacji opisu – zarówno międzynarodowe (ISAD(G) i ISAAR(CPF), jak i krajowe (zespół Informatyka i Archiwa, FOPAR i NOMA 0.1). Pokazała sekwencję działań podejmowanych w polskich archiwach i jednocześnie ich niekonsekwencję. Nie wszystkie prace były bowiem kontynuowane, np. efekty prac zespołu do spraw analizy funkcjonalnej z 2003 r. i powołanych w grudniu 2013 r. zespołów naukowych zostały zaniechane na etapie projektów. Najnowsze przepisy metodyczne przygotowywała Centralna Komisja Metodyczna, ale, jak zauważyła autorka, retrokonwersja i ewidencjonowanie było tak czasochłonne, że trudno było na bieżąco analizować prace komisji. Obecnie ZoSIA umożliwia stosowanie nowych przepisów, ale nadal brak jest normy opisu. Jej przygotowanie powinno poprzedzać tworzenie systemu. Za oczywiste uznała referentka także systematyzację materiałów w zespołach archiwalnych i analizę ich treści jako podstawę sporządzania poprawnych opisów, a także dopuszczenie zróżnicowania wymaganej głębi opisu.
Na zakończenie tej sesji odbyła się krótka dyskusja, w czasie której dr Kamila Follprecht przypomniała, że zespół naukowy do spraw opracowania przygotował katalog dobrych praktyk, o czym nie wspominano w referacie. E. Galik zapytała więc, czy jest możliwe zapoznanie się z nim, na co M. Zdunek odpowiedział, że jest możliwe udostępnienie jego treści. Sławomir Filipowicz stwierdził natomiast, że udostępnianie niezweryfikowanych opisów archiwalnych nie jest wskazane i należy udostępniać opisy tych zespołów, których opracowanie zostało zatwierdzone. M. Zdunek stał na stanowisku, że użytkownik potrzebuje informacji szybko, dlatego należy udostępniać wszelkie środki ewidencyjne, niezależnie od etapu opracowania zespołu. Sformułowano więc postulat, aby przed sformułowaniem strategii opracowania przeprowadzić rzetelne badanie potrzeb użytkowników.
Kolejną sesję rozpoczęło wystąpienie dr. Bartosza Nowożyckiego (NDAP): Computational Archival Science, o archiwach w dobie big data i machine learning. Zręcznie operując skrótami CAS, BD, MK i SA, opowiadał on o planach i efektach współpracy amerykańskich archiwistów, analityków i informatyków, przekonując do konieczności badań interdyscyplinarnych w celu pełnego i sprawnego wykorzystania możliwości technicznych do analizy dużej ilości danych w postaci elektronicznej. Przyznał, że przygotowanie danych może trwać dłużej niż ich analiza, a efektem mogą być modele rzeczywistości bazujące na odpowiednich algorytmach. Dodał, że w archiwach modele te nie mogą być li tylko techniczne, bowiem bardzo ważna jest kontekstualizacja analizowanych danych. Na zakończenie zauważył, że nowoczesne systemy informatyczne mają możliwości weryfikacji danych oraz notowania zmian, czego nie było poprzednio, nie można więc obarczać ZoSIA błędami danych wpisanych do SEZAM i IZA.
Kolejne dwa wystąpienia dotyczyły współpracy archiwów i użytkowników w duchu archiwów partycypacyjnych, choć termin ten nie został użyty. Łukasz Karolewski (NAC) przedstawił Archiwalny opis fotografii a działania crowdsourcingowe. Tym razem w gronie pracowników archiwów państwowych opowiedział o działaniach podejmowanych od kilku lat przez NAC w celu wzbogacenia opisów fotografii przechowywanych przez to archiwum. Wymienił współpracowników i kanały łączności, wskazał zalety (wykorzystanie olbrzymiej wiedzy i doświadczeń internautów) i wady (otrzymywanie wiadomości sprzecznych bądź nadmiarowych) takich działań. Zwrócił uwagę na kilka rzeczy, np. konieczność weryfikacji otrzymanych danych (choć należy zawsze zważyć, czy ilość i czasochłonność podejmowanych działań jest konieczna wobec spodziewanego efektu) oraz zamieszczanie w opisie archiwalnym tylko elementów koniecznych, a nie wszystkich pozyskanych informacji. Przyznał przy tym, że przy okazji uściślania opisów przekazywane są do NAC mini biogramy osób zidentyfikowanych na zdjęciach, których się nie zamieszcza w schemacie opisu fotografii. Mogłyby być włączane do kartoteki haseł wzorcowych, gdyby system informatyczny posiadał taki moduł. Po tym wystąpieniu wysłuchaliśmy głosu użytkownika – Maciej Róg (Stowarzyszenie Opolscy Genealodzy, Śląskie Towarzystwo Genealogiczne) sformułował jego tytuł: Genealodzy, jako użytkownicy systemu informacji archiwalnej. Odniósł się do największego polskiego portalu archiwalnego www.szukajwarchiwach.pl i przyznał, że korzystanie z niego, tak jak korzystanie z zasobu archiwów, jest przedmiotem szkoleń prowadzonych w środowiskach genealogicznych, bowiem istnieje rozbieżność między możliwościami portalu a oczekiwaniami i umiejętnościami genealogów. Zgłosił też szereg postulatów do uwzględnienia w ramach zapowiadanej obecnie modyfikacji tego portalu, w tym: zachowanie stałych adresów stron, do których odnoszą się genealodzy indeksując miliony aktów stanu cywilnego, hiperlinki między oknami, podpisanie ikonek, pełniejsza informacja o dokumentach w oknie ze skanem, poinformowanie o licencji i prawach użytkownika, zaproponowanie formy cytowania portalu, sukcesywne informacje o tym, co dodano na portalu oraz możliwość tworzenia kont użytkowników.
W krótkiej dyskusji na zakończenie panelu Krystyna Jastrzębska stwierdziła, powołując się na wystąpienie Ł. Karolewskiego, że opis fotografii musi być wynikiem ich opracowania, a nie pobieżnego przejrzenia, a projekt wskazówek metodycznych tego nie uwzględnia. M. Zdunek zapowiedział też, że część postulatów środowiska genealogów zostanie uwzględniona w przygotowywanej obecnie nowej wersji portalu www.szukajwarchiwach.pl.
Ostatnią sesję rozpoczął dr hab. Paweł Gut (AP w Szczecinie), porównując Poziom opisu jednostki archiwalnej w inwentarzu tradycyjnym i elektronicznym w Polsce i Niemczech na przykładzie archiwów w Szczecinie i Greifswaldzie. Rozpoczął od historycznego przypomnienia modeli opisu w Polsce i w Niemczech, zaznaczając, że istnieją różnice między landami. Na ogół jednak opis j.a. w niemieckich archiwach składał się z ok. 6 elementów, od 1999 roku jedynie czterech (daty, tytuł, zawartość i sygnatura), ale system ARIADNE umożliwia już podanie 12 elementów. Poza tym, stosowaną w Niemczech praktyką jest linkowanie krótkich opisów on-line z ogólnego systemu do stron internetowych zawierających więcej danych i skany. W Polsce opis był obszerniejszy – obecnie w ZoSIA jest 15 elementów. Referent poinformował też o możliwości tworzenia wspólnych opisów zespołów, których części przechowują archiwa w Szczecinie i Greifswaldzie. Opisy takie mogłyby zawierać podstawowe elementy oraz hiperlinki do różnych stron ze skanami archiwaliów.
Dr Anna Żeglińska (UW-M w Olsztynie) przedstawiła referat Rola wyszukiwania w weryfikacji opisu archiwalnego, przygotowany na bazie własnych badań i dorobku corocznych Symposia Archivistica. Zwróciła w nim uwagę na ogromną rolę poprawności opisu w otrzymywaniu kompletnych i trafnych odpowiedzi na pytania zadawane w wyszukiwaniu danych w systemie. Zaznaczyła też, że użytkownik systemu przed przystąpieniem do poszukiwania powinien zapoznać się z budową i działaniem systemu, aby moc umiejętnie posługiwać się nim i modyfikować tryb wyszukiwania. Przypomniała, że w archiwach polskich są akta wytworzone w ramach różnych systemów kancelaryjnych, z czego wynika ich zróżnicowany opis. Uznała, że potrzebne są rzeczowe hasła indeksowe, zwłaszcza wtedy, kiedy tytuły j.a. są obcojęzyczne. Przypomniała też różne poziomy opisu (polski standard FOPAR – 9 poziomów), niejednolicie w archiwach stosowane. Na zakończenie zgłosiła postulaty wobec informacji dostępnej on-line: portale powinny obejmować wszystkie archiwa, opisy należy udostępniać po zweryfikowaniu, na portalu powinny być również opisy na poziomie całości archiwum, szersze informacje o twórcach zespołu, opisy skanów, aby były one przeszukiwalne, a także hasła indeksowe formułowane zgodnie z kartotekami wzorcowymi i tezaurusami.
Po wygłoszeniu wszystkich wystąpień odbyła się dyskusja, w której poruszono kilka kwestii. S. Filipowicz poinformował, że opisy w archiwach rosyjskich są proste i dokładne, ale kontekst nie jest tam opisywany. A. Żeglińska dodała, że podobnie jest w Niemczech, gdzie wstępy do inwentarzy nie są sporządzane, ale omawiana jest struktura zespołów. B. Nowożycki poinformował, że w NARA twórca też nie jest szeroko opisywany, więcej uwagi poświęca się dziejom zespołu i zasadom udostępniania. Na pytanie M. Zdunka, P. Gut poinformował, że inne rodzaje dokumentacji niż aktowa są w Niemczech opisywane dokładniej, ale nie w systemie ARIADNE, lecz w odrębnych bazach specjalistycznych. Opowiedział też, że w archiwach niemieckich często zdarza się, iż zespół jest opracowywany przez kilka lub kilkanaście osób (np. w Bundesarchiv przy opracowaniu akt ministerstw) i przez wiele lat. Hanna Staszewska stwierdziła, że nie można wymagać od użytkowników, aby zagłębiali się w poznawanie systemów. Należy przygotować dobre opisy, bowiem na podstawie obecnych wykorzystywane jest jedynie 5% zasobu archiwów. P. Gut poinformował na podstawie doświadczeń AP w Szczecinie, że zwiększenie ilości opisów on-line nie ograniczyło liczby zapytań indywidualnych – liczba kwerend po początkowym spadku znów powróciła do stanu wyjściowego. Może to wynikać z faktu, że nie każdy zainteresowany jest chętny do samodzielnych poszukiwań. S. Filipowicz podkreślił, że użytkownik musi być przygotowany do poszukiwań, np. powinien znać język akt (rosyjski, niemiecki). Adam Baniecki przypomniał przełom metodyczny, jaki nastąpił na przełomie XX i XXI wieku. MRA zaproponowała 4 standardy opisu, wyłączając opis twórcy do osobnego standardu ISAAR (CPF). We Francji standard opisu funkcji ISDF został nawet zaimplementowany w Archiwum Dokumentów Elektronicznych, ale w Polsce jest to mało możliwe bowiem norma ISO 15489 nie jest powszechnie wdrożona u twórców zasobu archiwalnego. Piotr Zawilski zadał retoryczne pytanie, czy naprawdę wszystko chcemy udostępnić użytkownikom, mimo że wydaje się to nierealne.
E. Galik stwierdziła, że opis, zawierający adekwatną informację, jest kluczowy i należy zwracać uwagę na jego formułowanie. Retrokonwersja była bardzo ważnym, ale tylko etapem udostępniania informacji – konieczna jest jej weryfikacja przed udostępnieniem on-line. Można to uznać za nieformalne i symboliczne podsumowanie tematyki konferencji.
Anna Laszuk
(NDAP