W dniu 17 lutego 2020 r. odbyła się w Warszawie konferencja „EZD RP – elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji publicznej”, kolejna już w ramach projektu, realizowanego pod taką samą nazwą przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową w partnerstwie z Wojewodą Podlaskim. Projekt finansowany jest ze środków budżetowych oraz europejskich (Program Operacyjny Polska Cyfrowa na lata 2014-2020). Konferencję prowadził Mariusz Madejczyk, pełnomocnik Ministra Cyfryzacji, sprawującego nadzór nad projektem. Wspólnie z Bartłomiejem Klingerem przedstawili projekt jako strategiczny dla polskiej administracji, wpisany w Program Zintegrowanej Informatyzacji Państwa. Zgodnie z założeniami, system EZD RP ma być jednolity dla wszystkich podmiotów, które będą mogły wykorzystywać moduły potrzebne w ich działaniu. Do wykonywania zdań specyficznych wykorzystać zaś będą systemy dziedzinowe, współpracujące z EZD RP. W połączeniu z nimi obsługiwane być mogą różne procesy, w tym urlopy i delegacje. System ten będzie umożliwiał dostęp do rejestrów państwowych, przewidywane są też funkcjonalności migracji danych z dotychczas używanych systemów EZD (na pewno EZD PUW i eDok). Dane mają być przechowywane w chmurze państwowej SaaS (małe podmioty, których liczba szacowana jest na kilkadziesiąt tysięcy) oraz w prywatnych chmurach dużych państwowych jednostek organizacyjnych (np. ministerstwa). Projekt realizowany jest od 1 stycznia 2019 r., a jego zakończenie przewidziane jest na 31 grudnia 2021 r. W 2019 r. przygotowano już dwa prototypy, modyfikowane dzięki uwagom Rady Użytkowników i 36 podmiotów testujących. Trzecia wersja prototypu ma być gotowa w I kwartale 2020 r., kolejna we wrześniu, a od października ma się zacząć pilotaż w 15 podmiotach – Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim oraz w jednostkach, które do tej pory nie stosowały systemu EZD. Oczekuje się, że w 2026 roku korzystać z niego będzie ok. miliona pracowników urzędów publicznych.
Następnie zabrał głos Sławomir Zych, który omówił zagadnienia związane z realizacją projektu – harmonogram, koszty dostaw i usług, analizę ryzyk. Wyjawił także, że przyjęto założenie wcześniejszego przygotowywania testów systemu, w oparciu o oczekiwania użytkowników, a po nich opracowywania konkretnych modułów i funkcjonalności. M. Madejczyk dodał, że przewidziany jest EZD RP core, którego kody źródłowe będą w NASK, oraz EZD RP base, którego moduły mogą być wymieniane i przygotowywane przez wykonawców komercyjnych. Magdalena Sawicka omówiła ogólnie kolejne prototypy systemu, podając dane liczbowe, np. druga wersja miała 430 funkcjonalności, z których po testach postanowiono usunąć 50, a dwie zmodyfikować. Poinformowała też, że trwają już prace przygotowujące migrację danych z systemów EZD PUW i eDok.
Działanie wersji drugiej prototypu zaprezentowała Agnieszka Łajkowska, odwołując się nieraz do działania obecnego systemu EZD PUW. Pokazała kolejno sposób rejestracji przesyłek, dołączanie plików i metadanych, rejestrację sprawy, możliwość usuwania znaku sprawy, zawieszania i odkładania sprawy, dodawania do niej załączników, notatek i opinii, grupowanie dokumentów w foldery w ramach sprawy (koszulek już nie przewiduje się). Wspominała o kompatybilności systemu z bazą TERYT (adresy nadawców i adresatów), z ePUAP (możliwość automatycznej rejestracji przesyłek dostarczonych tą drogą), o zaimplementowaniu systemu e-doręczeń. Podkreślała też „zadaniowy” tryb pracy w systemie. Anna Wacko, w wystąpieniu dotyczącym ochrony danych osobowych, podkreślała, że system powinien gromadzić minimum danych, konieczne do załatwienia sprawy. Zwróciła też uwagę na koncepcję postępowania z danymi tego typu przy przygotowaniu paczki archiwalnej czy administracyjnej, ich usuwania z rejestrów w systemie, ale pozostawiania w sprawach i dokumentach. Jako ostatni wystąpił Piotr Swaczyna, mówiąc o gwarancji autentyczności danych i właściwych narzędziach – podpisie elektronicznym i blockchain.
Niejednokrotnie mówcy zaznaczali, że projekt jest w trakcie realizacji, system jest nadal prototypem, a wiele kwestii nie zostało jeszcze rozstrzygniętych, nie na wszystkie pytania można więc było udzielić jednoznacznej odpowiedzi. Dużo czasu zajęło omawianie zagadnień nie tyle merytorycznych, ile formalnych i proceduralnych, także związanych z otoczeniem prawnym działania urzędów (ramy i zasady realizacji projektu, zamówienia publiczne, ryzyka, ochrona danych osobowych). Na stronę kancelaryjną zwracano mniej uwagi, zaś kwestie archiwalne pozostają jeszcze w planach. Standardy wspominane były ogólnie (szczegółowiej jedynie standardy programistyczne – Continous Integration, Continous Delivery, Cloud Native, UI i UX, SOA, CQRS, metodyka SCRUM), nie odnoszono się natomiast do norm ISO czy PN, dotyczących np. zarządzania dokumentacją. Wspomniano o ustalaniu koncepcji zarządzania systemem (centrum ma być nie NASK, ale strona rządowa), wsparciu Ministerstwa Cyfryzacji i pomyśle organizacji zespołów wsparcia wdrożeń. Za pozytywne z punktu widzenia archiwów państwowych uznać można świadomość konieczności przygotowania paczki archiwalnej (wspominano też o paczce administracyjnej, która nie ma jeszcze podstawy prawnej) oraz kompatybilności przygotowywanego systemu z Archiwum Dokumentów Elektronicznych, a także obecność przedstawiciela NDAP w Radzie Użytkowników, w zespole ds. ochrony danych osobowych oraz w grupie osób testujących prototypy.
Więcej
EZD.RP
Anna Laszuk
(NDAP)