NIEMCY: Długoterminowa archiwizacja cyfrowa w Sankt Augustin

Długoterminowa archiwizacja zasobów cyfrowych jest podstawowym problemem społeczeństwa informacyjnego, którego charakterystyczną cechą jest rosnące tempo generowania informacji. Informacja cyfrowa jest niestabilna ze względu na szybkie zmiany w sprzęcie i oprogramowaniu oraz ograniczony okres użyteczności urządzeń służących do jej przechowywania. Dodatkowym problemem jest kwestia zachowania oryginalności i autentyczności informacji. Długoterminowa ochrona informacji  jest poważnym wyzwaniem dla Europy, która rozumie, że rozwój gospodarki opiera się na wiedzy, że kluczem do postępu nauki jest zagwarantowanie możliwości swobodnego dotarcia do informacji i korzystania z niej teraz i w przyszłości.

Po intensywnych, kilkuletnich przygotowaniach miasto Sankt Augustin, będzie jedną z pierwszych gmin w Nadrenii, w których wprowadzono cyfrową długoterminową archiwizację danych. Stanowi  to gwarancję na przyszłość, że nie tylko cyfrowe procesy administracyjne będą mogły być nadal odczytywane, ale również używane nawet po wielu latach. W ten sposób można także trwale przechowywać cyfrowe zbiory zdjęć, filmy lub nagrania dźwiękowe.
Ralf van Grinsven, który towarzyszył projektowi najpierw jako kierownik IT, a następnie jako szef działu organizacji, położył szczególny nacisk na transfer danych z plików elektronicznych, które są używane w ratuszu od około dziesięciu lat, a także na transfer z różnych procedur specjalistycznych takich jak księgowość, ewidencja ludności czy system informacji geograficznej.
Pierwsze rzeczywiste dane zostały już wprowadzone do systemu. Cyfrowa wersja „Pakiet ds. utylizacji i recyklingu odpadów”, która była bardzo aktywna lokalnie i regionalnie  na rzecz ochrony środowiska w latach 1986-2003, została wybrana jako inwentarz pilotażowy, a jej papierowa wersja została również zabezpieczona  w archiwum miasta.

Rozwiązanie sieciowe DIPS-kommunal (Digital Preservation Solution) jest wykorzystywane w ramach „Cyfrowego Archiwum NRW”. DiPS.kommunal to elektroniczne archiwum długoterminowego dla archiwów miejskich w Nadrenii Północnej-Westfalii, obsługiwane przez Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) i miasto Kolonia.
DiPS-kommunal reguluje procesy archiwizacji i integruje istniejące oprogramowanie  (np. ACTApro / AUGIAS / FAUST) w ogólną architekturę zgodną z OAIS (Open Archival Information System) w zakresie: przejmowania dokumentacji, wartościowania i jej oceny, opracowania magazynowania i udostępniania.
Oprócz czystego przechowywania danych zapewnia to również, że dane są zawsze kopiowane na najnowszy nośnik danych. Frank Wonneberger, szef działu informacji i komunikacji, jest szczególnie zainteresowany poniższymi zagadnieniami. „W przyszłości przestarzałe formaty zostaną w odpowiednim czasie przekonwertowane na nowe, a co nie mniej ważne, ze względu na bezpieczeństwo danych dane będą przechowywane w rozproszonych geograficznie lokalizacjach. Metadane, kopie zapasowe danych i koncepcje dostępu uzupełniają system. ”

Praktyczny dostęp do systemu odbywa się za pośrednictwem IT miasta Kolonii. Podczas wprowadzenia systemu miasto Sankt Augustin było prowadzone i wspierane przez swoich pracowników oraz archiwum i ośrodek szkoleniowy Regionalnego Stowarzyszenia Nadrenii.

Miejski archiwista Michael Korn odczuwa ulgę: „W ten sposób archiwum miejskie może przechowywać nie tylko analogowe części historycznie istotnych zapisów, ale także dane cyfrowe w ramach dziedzictwa kulturowego miasta, ale także od stowarzyszeń, firm i osób prywatnych św. Zabezpiecz przyszłość na stałe ”.

Więcej: Stadtarchiv Sankt Augustin Digitale Langzeitarchivierung hält Einzug im Rathaus

Jolanta Leśniewska
AP Płock O/Kutno

Dodaj komentarz