MRA: Wyniki ogólnoświatowej ankiety na temat „Porządkowanie i opis archiwalny: praktyka na świecie”

Międzynarodowa Rada Archiwów przedstawiła na swojej stronie internetowej wyniki  ankiety zatytułowanej „Porządkowanie i opis archiwalny: praktyka na świecie” (Classement et description archivistiques : pratiques à l’échelle mondiale). Celem ankiety było dostarczenie MRA informacji o aktualności i użyteczności międzynarodowych standardów archiwalnych, w kontekście przejścia niejako na wyższy poziom organizacji archiwalnej realizowany w opracowywanym obecnie nowym standardzie Records in Contexts. Celem jest  dostosowanie standardów MRA (wszystkich) do przyszłych wymagań metodycznych rysujących się przed archiwami. Odrębnym kontekstem ankietyzacji jest dostrzegana przez MRA potrzeba  w obszarze wsparcia i nauczania archiwistów przez platformę e-learningowa MRA.  Obecnie prowadzone są trzy kursy: Wstęp do zarządzania archiwizacją (Introduction à la gestion de l’archivage), Zrozumieć i korzystać z Uniwersalnej Deklaracji Archiwów (Comprendre et utiliser la Déclaration Universelle sur lesArchives), Organizacja archiwów rodzinnych (Organiser les archives familiales).
Omawiana ankieta poprzedza opracowywany kurs e-learningowy, który będzie poświęcony  porządkowaniu archiwaliów i opisowi archiwalnemu. Jej wyniki maja dać szeroki obraz praktyk stosowanych na całym świecie, w szczególności w odniesieniu do stopnia przyjęcia standardów międzynarodowych, do narzędzi służących do ich praktycznego wdrażania, a w dalszej perspektywie do zdefiniowania wyzwań stojących przed  archiwistami w przyszłości.
Planowany przez MRA moduł nauczania porządkowania opisu archiwalnego będzie miał na celu uzupełnienie, a nie powielanie, oferty edukacyjnej dostępnej dla profesjonalistów zajmujących się archiwizacją. Kurs będzie skierowany, w szczególności do osób, członków MRA lub nie, które nie mają dostępu do szkoleń uniwersyteckich w zakresie archiwizacji lub zarządzania dokumentacją. Jest zrozumiałym, że aby opracować odpowiedni model nauczania, niezbędnym jest zrozumienie obecnych praktyk i trudności napotykanych w „archiwistykach” na całym świecie.

Ankieta została przygotowana w czasie konferencji rocznej MRA w Adelajdzie w Australii w październiku 2019 r. w trzech językach (angielskim, francuskim i hiszpańskim) i rozesłana różnorodnymi kanałami informacji do członków i nie członków MRA. Zamknięto zaś ankietę 30 kwietnia dla  wersji angielskiej i francuskiej, a 10 maja 2020 r. dla wersji hiszpańskojęzycznej.
Metodycznie ankieta zawiera  10 pytań zebranych w trzech częściach:
1.    Narzędzia opisu archiwalnego
1. Jakich narzędzi cyfrowych lub klasycznych używają Państwo do zarządzania i opisu archiwaliów? [odpowiedź fakultatywna, tekst wolny]
Wynik:
W zakresie narzędzi do opisu archiwalnego dominującą rolę odgrywają EXCEL (nie jest to system dedykowany) 16% oraz AtoM 12%. Respondenci wskazali ponad 340 narzędzie ewidencji archiwalnej tak informatycznej jak i tradycyjnej.

2. Jaka część Państwa zasobu jest w całości opisana?- odpowiedź obligatoryjne, tylko pola wyboru
– brak opisów
– do 50% zasobu ma podstawowe opisy
– do 50% zasobu ma pełne opisy
– do 80% zasobu jest w pełni opisane
– cały zasób posiada tylko podstawowe opisy
– cały zasób jest w pełni opisany
Do tego pytania w dodano wymaganie dodania wyjaśnień opisowych co w rozumieniu ankietowanego oznacza zespół/zasób całkowicie opisany (czy na jakim poziomie opis spełnia w metodyce ankietowanego kryterium pełnego/całkowitego opisu).
Wynik:
3% respondentów wskazało, że ich archiwa są całkowicie opisane i podobni e 3% wskazało, że w ogóle nie są opisane.  Opisy na poziomie podstawowym wskazało  29%  respondentów, a na pełne opisy obejmujące do 50%  zasobu wskazało 24% respondentów; na posiadanie pełnych opisów zasobu obejmujących do 80% zasobu wskazało 25% respondentów i  posiadanie całkowicie opisanego zasobu na poziomie podstawowego opisu swojego zasoby wskazało 16% respondentów.

3. Czy Państwa inwentarze archiwalne są dostępne online i czy są dostępne dla każdego? – możliwy wybór tylko jeden tak lub nie. Pytanie uzupełnione powinno być tekstem, który powinien wskazać adres internetowy dostępu do zasobu oraz informacją o proporcjach między tym co jest dostępne online, a co nie.
Wynik:
45% respondentów odpowiedziała, że ich inwentarze dostępne są online

4. Jakie jest największe wyzwanie przed którym Państwo i współpracownicy stoicie opisując swój zasób? – tekst wolny

2.    Normy i opis archiwalny.
5.  Jak ważne są normy/standardy w Państwa opisie archiwalnym? [obowiązkowe, możliwy tylko jeden wybór]
– nieważne
– dość ważne
– bardzo ważne
– niezwykle ważne [ w tym wypadku proszę uzasadnić dlaczego wybrali Państwo tę odpowiedź]
Wynik:
87% respondentów zadeklarowało, że normy/standardy są bardzo ważne lub niezwykle ważne. 3% respondentów wskazało, że normy/standardy nie są ważne.

6. Jaka jest przydatność norm/standardów w Państwa opisie archiwalnym? [obowiązkowe, możliwy tylko jeden wybór]
– nieprzydatne
– dość przydatne
– bardzo przydatne
– niezwykle przydatne [ w tym wypadku proszę uzasadnić dlaczego wybrali Państwo tę odpowiedź]
Wynik:
84% respondentów odpowiedziało, że normy/standardy są bardzo przydatne lub niezwykle przydatne, 3 % stwierdziło natomiast, że nie są przydatne.

7.  W jakim stopniu normy/standardy są zaadaptowane w Państwa instytucji: ISAD(G) – Międzynarodowy Standard Opisu Materiałów Archiwalnych. Część Ogólna,  ISDF – Międzynarodowy standard opisu funkcji, ISAAR (CPF)- Międzynarodowego standardu archiwalnych haseł wzorcowych stosowanych do archiwów ciał zbiorowych, osób i rodzin, ISDIAH – Międzynarodowy standard opisu instytucji z zasobem archiwalnym?
– wcale nie przyjęty
– przyjęty teoretycznie, ale nie stosowany
– zaczął być stosowany, ale mniej niż 10% opisów jest z nim zgodnych
– częściowo stosowany; do 50 % opisów jest z nim zgodnych
– ogólnie stosowany; do 80% opisów jest z nim zgodna;
– wykorzystany dla całego opisanego zasobu
– w pełni wykorzystany, cały zasób archiwalny jest z nim zgodny
[obowiązkowe, dla każdego z wymienionych standardów tylko jedna odpowiedź]
To pytanie rozszerzone jest o opis, który ma odpowiedzieć na pytanie: jakich innych norm/standardów używają Państwo w swojej praktyce archiwalnej.
Wyniki:
58% ankietowanych zadeklarowało, że w ich środowisku standardy międzynarodowe w ogóle nie zostały adoptowane lub, że formalnie zostały przyjęte, ale w praktyce nie funkcjonują. Najszerzej stosowany jest standard opisu archiwalnego  ISAD(G), 54 % respondentów wskazało, że jest on ogólnie stosowany i do 80 % opisów ich zasobu jest z nim zgodnych.
Niestety przedstawiając wyniki ankietyzacji nie mamy odesłania do danych źródłowych w odniesieniu do wykorzystania standardów MRA, poza dość nieprecyzyjnym wykresem,  (Graphique 3),  wynika z niego, że korzystanie z pozostałych standardów międzynarodowych jest znacznie niższe niż 50%, a w przypadku ISDIAH i ISDF lekko przekracza 20%.

3.    Informacje o ankietowanym
W części tej ankietowany podaje kraj z jakiego pochodzi, czy jest członkiem MRA, oraz ma możliwość podania informacji o sobie: imię i nazwisko, organizacja, miasto, adres email.

Wyniki ankiety
Analizie poddano 249 odesłanych ankiet z 64 krajów. Nie wszystkie regiony geograficzne MRA były reprezentowane.  Większość ankiet nadeszło z trzech obszarów:  EURBICA (Europa) – 40%, ALA (Ameryka Łacińska)- 21%  i NAANICA (Ameryka Północna) – 13%. Odpowiedzi  udzielane w trzech wersjach językowych zebrano i przeanalizowana za pomocą wspólnego skoroszytu EXCEL w celu uzyskania ujednoliconej analizy.

Jak wskazano, na wstępnie, ankieta miała dostarczyć  MRA informacji o aktualności i użyteczności międzynarodowych standardów archiwalnych, także w odniesieniu do następnej generacji standardów/norm archiwalnych w postaci rozwijanego Records in Contexts. Poza ogólnym przedstawieniem wyników, brak jest głębszej refleksji nad postawionym problemem, czyli pytaniem o użyteczność  standaryzacji. Ankietujący zauważają fakt, że wskaźnik adaptacji międzynarodowych standardów archiwalnych MRA jest zastanawiający, zwłaszcza że cztery standardy międzynarodowe już są przestarzałe (pojawił się Records in contexts), znane są od lat (najstarszy ISAD(G) od 1994r., a najmłodszy ISDIAH od 2008 r.). Zastanawiający jest także, co wskazują ankietujący, rozdźwięk pomiędzy adaptacją i wykorzystaniem standardów, a rolą jaką środowisko archiwalne im przyznaje.

Wyniki ankiety: Classement et description archivistiques : pratiques à l’échelle mondiale

MRA: Révélation des pratiques à l’échelle mondiale en matière de classement et de description des archives

oprac. Adam Baniecki
AP Wrocław o/Bolesławiec